合思档案：提升档案检索效率，开启企业数字化档案管理新时代

在纸电混合时代，企业档案管理面临着诸多棘手的痛点。企业高管们为纸质档案管理成本高、占地大而烦恼，档案数据难以分析利用，犹如一座沉睡的宝藏无法挖掘；财务人员则深陷手动整理、匹配和核对档案数据的繁琐工作中，耗费大量时间和精力，工作枯燥又繁复；业务人员报销纸质票据流程如同迷宫，繁琐且耗时。

企业为此付出了高昂的代价，显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；更有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

随着2025年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。企业在推行数字化过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困扰，还有数据存储线下载体，严重影响企业全面数字化进程。而合思档案的出现，如同一场及时雨，为企业解决这些档案管理难题带来了希望，下面就让我们深入了解合思档案的解决方案。

合思档案：全场景档案管理解决方案

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，就像一位技艺高超的工匠，能实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能实现秒级查询，大大提升了档案检索效率；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，满足不同场景下企业档案管理的多样化需求。

数电票解决方案更是提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，助力企业合规高效应用会计数据标准，为企业在数电票时代的档案管理保驾护航。

核心功能亮点：铸就档案管理优势

• 多源采集：数据获取的智慧之匙
  合思档案的多源采集功能十分强大。接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集可自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这一功能确保了企业能全面、高效地采集档案数据，进一步提升了档案检索效率。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  智能制档功能中，规则引擎可自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，还具有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化的特点。字段映射使查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，极大地提高了档案检索效率。

• 专用格式版式文件：档案存储的革新之举
  专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，在降低成本的同时也有利于提升档案检索效率。

• “四性检测+业务检测”：数据质量的守护使者
  “四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为准确高效的档案检索效率提供了坚实保障。

使用收益：开启企业全新价值之旅

• 显著降本增效：节约成本提升效率
  使用合思档案能带来显著的降本增效，企业可以更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，确保管理合规性，助力企业实现低碳运营。这不仅降低了企业的运营成本，还提升了档案管理的整体效率。

• 闭环全量业财连接：补足信息化空白
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业全面数字化。这使得企业的各个业务环节紧密相连，数据流通更加顺畅，为企业的数字化转型奠定了坚实基础，也有利于进一步提升档案检索效率。

• 数据活化：挖掘数据决策价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业可以通过对档案数据的深入分析，做出更加科学合理的决策，而高效的档案检索效率则为数据的获取和分析提供了有力支持。

• 资源重组：实现效益最大化
  合思档案能够实现企业资源重组，满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。广泛连接各类异构业财系统，实现100%自动归档，符合国家政策要求，具备灵活承接、持续迭代的能力，从而实现企业效益最大化，同时也保障了档案检索效率的稳定性和高效性。

典型场景：覆盖多元应用领域

• 企业高管：数智决策的得力助手
  企业高管使用合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案检索效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

• 归档员/财务人员：高效工作的贴心伙伴
  归档员和财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案检索效率和档案利用效率。

• 外部审计人员：便捷审计的有力工具
  外部审计人员使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，而高效的档案检索效率是实现这一切的关键。

• 实物备查场景：精细管理的可靠保障
  在实物备查场景下，合思档案可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架，集团共享、批量作业，极简管理、低碳环保等服务场景，确保了实物档案管理的高效性和准确性，也有助于提升档案检索效率。

客户成功案例：见证卓越成效

• 案例一：某年单据量2.6亿企业
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本，同时档案检索效率也得到了极大提升。

• 案例二：某集团型企业
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，档案检索效率也大幅提高。

• 案例三：某企业
  某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现统一储存，打破数据孤岛，整合各类会计资料；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，档案检索效率得到质的飞跃。

• 案例四：某民办教育集团
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，档案检索效率大幅提升。

合思档案已获得众多企业的认可，事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都在使用合思档案进行档案管理。合思拥有专业的技术和服务团队，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。

合思始终秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能为企业提供优质的档案管理解决方案，助力企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现档案管理数字化转型的可靠伙伴。如果您想提升企业的档案检索效率，不妨点击免费试用，开启企业数字化档案管理的全新征程。