在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务数智化转型已成为提升核心竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）自2014年创立以来，凭借其敏捷的财务收支管理平台，已助力7000+付费企业、300万+未来财务人实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大价值。今天，我们就来走进合思的一个典型客户案例——赛傲生物，看看合思是如何帮助其在财务数智化道路上迈出坚实步伐，同时实现档案管理优化的。
赛傲生物：财务数字化困境待解
赛傲生物成立于2010年，总部位于上海，是一家颇具创新精神的细胞生物制药企业。它专注于细胞药物研发和生产、细胞医疗技术研发及转化、细胞制备及存储服务等领域，在行业内有着一定的影响力。然而，在财务数字化方面，赛傲生物却面临着诸多痛点，档案管理优化也迫在眉睫。
此前，赛傲生物的采购、支付、报销等环节相互独立，宛如一个个信息孤岛。提报申请仍停留在手工填制纸质单据阶段，且模板单一，这不仅效率低下，还容易出现错误。尽管部分过程采用了一些系统来提升审批与财务管理效率，但由于流程割裂，费用管控难度大、财务风险较高。
员工差旅作为高频使用场景，员工依旧采用纸质单据填报申请，审批流程冗长，预算超标情况时有发生。行政部门物品采购虽然借助了一些工具进行审批，但审核流程不规范、人员变动更新不及时等问题，导致采购进度被延迟。
财务部门更是面临着巨大的工作压力。人均处理500+张单据，报销会计需要逐张、手工制作凭证，大量的时间都耗费在这些事务性工作中。同时，依赖手工统计数据报表，不仅工作量大，而且信息严重滞后，难以给业务侧提供及时的决策依据。档案管理方面，纸质单据的大量存在使得档案整理、存储和查询都变得困难重重，档案管理优化需求极为迫切。
合思方案：精准破局档案管理优化
面对赛傲生物的困境，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，在解决财务数字化难题的同时，也为档案管理优化提供了有力支持。
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项目信息整合：打造完整项目档案
项目管理过程主要分为立项过程、计划过程、执行/监控过程和结项过程。为了保证项目信息完整性，在立项申请过程中，合思将项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等关键信息进行关联，同时自动生成项目台账。这就相当于为每个项目建立了一个完整的档案，方便后续的查询和管理，是档案管理优化的重要一步。通过这种方式，赛傲生物可以清晰地了解每个项目的来龙去脉，为项目的顺利推进和评估提供了有力保障。 -
费用执行管控：清晰记录费用档案
日常项目费用执行情况由项目方关联方直接发起申请，匹配到对应的项目预算包，并做自动管控。同时，会把执行过程记录在项目的费用台账，直接跟踪项目费用的进度。这使得每一笔费用都有迹可循，形成了详细的费用档案。通过对费用档案的分析，赛傲生物可以及时发现费用使用中的问题，进行调整和优化，实现档案管理优化与费用管控的有机结合。 -
增值分析与资源量化：完善项目资源档案
结合项目管理系统里时间计划、需求计划，合思实现了项目增值分析。对于资源的投入成本，可单独在日报里进行人/天统计，自动计入项目台账，保证资源的可量化统计。这不仅有助于赛傲生物更好地管理项目资源，还为项目资源档案的完善提供了数据支持。通过对项目资源档案的深入分析，赛傲生物可以更加合理地配置资源，提高资源利用效率，进一步推动档案管理优化。
显著成效：档案管理优化与财务提升双丰收
合思的解决方案为赛傲生物带来了显著的成效，不仅在财务方面实现了大幅提升，还在档案管理优化上取得了重要突破。
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报销效率提升：优化报销档案管理
员工报销周期大幅缩减至1周以内，财务核算效率提升90%。移动 + PC多端报销的形式，让员工随时随地都能发起报销申请。审批流转路径清晰显示可视，不同审批节点人员配置随着OA变动自动调整，付款进度实时掌控。这一系列的改变，使得报销流程更加透明、高效，同时也优化了报销档案的管理。报销相关的信息能够及时、准确地记录和存储，方便后续的查询和审计，实现了档案管理优化的目标。 -
费用管理细化：完善费用档案体系
合思帮助赛傲生物细化了费用管理颗粒度，根据生产经营管理特征，将日常申请单拆分为用车申请、设备购置申请、物料借阅、礼品申请、差旅申请等19类费用类型。个人业务与对企业务报分费用类型，如日常费用报销单、差旅报销单、付款申请（先票后款）及预付款申请（先款后票）等。这种精细化的费用管理方式，完善了费用档案体系，使得每一笔费用都能准确归类和记录，为企业的财务管理和决策提供了更加详细和准确的依据，是档案管理优化的重要体现。 -
采购流程重塑：规范采购档案管理
合思重塑了赛傲生物的采购流程，实现了高效协同。申请、采购、付款等流程全部关联，每个申请单可追溯付款的进度、历史支付记录。根据业务需要与内部流程规范，从数据层设置角色信息、权限、审批节点，隐藏或者突出子报数字段信息。建立采购管理、台账管理，对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一线上管理。采购完成后，所有对公支付事项统一开票结算，一键导入财务核算系统，自动制证。这一系列措施规范了采购档案的管理，使得采购相关的信息能够完整、准确地记录和保存，方便企业进行采购成本控制和供应商管理，进一步推动了档案管理优化。
展望未来：携手共进开启财务数智化新征程
在对比不同费控厂商的产品后，合思费控无需报销解决方案更符合赛傲生物现阶段核心诉求。一是，“费控 + 商城”一体化应用流畅度更高；二是，公有云模式部署更敏捷、更安全。从项目接洽到上线交付仅用了三个多月时间，赛傲生物在费用审批、采购管理、差旅订购等方面都得到较大提升，员工、财务及管理层都能切实感受到数字化带来的便捷与高效，档案管理优化也取得了明显成效。
希望赛傲生物与合思能在未来继续深化合作，实现更多的财务数智化目标，进一步提升档案管理优化水平。也期待更多企业能像赛傲生物一样，选择合思，开启财务数智化转型之旅，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您也想体验合思带来的财务数智化变革以及档案管理优化的效果，不妨点击免费试用，开启属于您企业的新征程。
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