在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重大举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档难的“最后一公里”即将全面打通，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编制了《电子会计档案实践案例集》，为广大企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。今天，我们就通过好想你健康食品股份有限公司的案例，深入了解合思档案的强大功能和显著优势。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。随着公司业务的不断拓展和规模的日益壮大，传统的档案管理方式逐渐暴露出诸多问题，成为制约企业发展的瓶颈。
首先是归档难题。在财务归档工作中，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的单据数量众多，手工核对的过程繁琐且容易出错，档案遗失的情况也难以避免。这不仅影响了财务工作的效率，还增加了财务风险。
其次是查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来非常困难。当需要查阅某份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这对于企业的日常运营和决策造成了极大的不便。
最后是管理成本高昂。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，同时还需要配备专门的管理人员进行维护和管理。这不仅增加了企业的硬件成本，还增加了人力成本。在当前经济环境下，降低成本、提高效率成为企业生存和发展的关键。
合思档案：破解企业档案管理难题的利器
面对好想你公司的业务痛点，合思凭借其先进的技术和丰富的行业经验，为其量身定制了一套完善的归档及检索系统解决方案。
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打破壁垒数据同源
合思档案打破了传统档案管理系统的数据壁垒，实现了数据的同源性。通过与企业的财务系统、业务系统等进行深度集成，合思档案能够自动获取相关数据，并进行实时更新。财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取所需的单据、发票、回单和凭证等信息，大大提高了工作效率。同时，数据的同源性也保证了信息的准确性和一致性，降低了财务风险。 -
自动组装审计便捷
合思档案具备强大的自动组装功能，能够将相关的单据、发票、回单和凭证等信息自动组装成完整的会计档案。在内外审计过程中，审计人员可以直接以档案数据为标准进行审计，纸质数据仅作为辅助参考。这不仅提高了审计效率，还减少了审计误差。同时，合思档案还支持审计数据的快速检索和查询，方便审计人员进行深入分析。 -
实物高效管理
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思档案引入了虚拟档案库房和二维码技术。通过将纸质档案与电子档案进行关联，并为每份纸质档案生成唯一的二维码，实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。
显著成效：企业档案管理的变革与提升
合思档案的应用为好想你公司带来了显著的成效。通过使用合思档案的归档及检索系统，好想你公司在档案管理方面取得了以下突破：
在人工耗时方面，减少了90%。合思档案的自动化功能大大减轻了财务人员的工作负担，使他们能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。在总部接收管理耗时方面，减少了80%。通过数据的实时同步和共享，总部能够及时获取各部门的档案信息，提高了管理效率。在借阅管理耗时方面，减少了67%。便捷的电子档案查询和借阅功能，使借阅者能够快速获取所需档案，减少了等待时间。
此外，合思档案的应用还为好想你公司带来了可观的成本节约。预计每年可减少综合成本20万元，这对于企业来说无疑是一笔不小的开支。通过降低硬件成本和人力成本，企业能够将更多的资源投入到业务发展中，提升企业的核心竞争力。
合思档案：引领企业数字化转型的未来
合思档案作为一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的归档及检索系统，具有诸多显著优势。它能够实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，助力企业实现真正的数字化转型。通过合思档案，企业可以提高档案管理效率、降低管理成本、提升财务合规性，同时还能够为企业的决策提供更加准确、及时的信息支持。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。合思以其专业的服务和卓越的产品品质，赢得了广大客户的信赖和认可。
如果您的企业也正在面临档案管理的难题，不妨选择合思档案。合思将为您提供全方位的解决方案，帮助您实现档案管理的数字化转型。现在就拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。让我们一起携手，让有限的资源发挥出更大的价值，共同迎接数字化时代的挑战和机遇。
