在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。
从收票角度看，多项政策肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，还要求实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。然而，在纸电混合时代，企业面临着传统档案管理的诸多痛点。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本高，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被庞大的档案数据量困扰，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对。业务人员在报销纸质票据时，也觉得流程繁琐。
传统档案管理还存在着高显性成本，比如纸质凭证输出耗材成本高，需要专门的档案室和档案柜来存放档案。同时，它还伴随着高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用。此外，传统档案管理还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。
好在国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，档案全生命周期管理闭环也成为关注焦点。在这样的背景下，合思数字档案管理系统应运而生。
角色定制方案 满足多元需求
合思数字档案管理系统为不同角色提供了全面且有针对性的解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，该系统可以沉淀数据资产，保障合规管理。它能够提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。借助数字化手段，还能节约档案管理成本，实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思数字档案管理系统，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。系统让档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理工作轻松完成，提高档案利用效率。
在外部审计方面，合思数字档案管理系统实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。
合思数字档案管理系统提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
核心功能闪耀 高效合规创新
合思数字档案管理系统具备诸多核心功能与优势，在档案管理上展现出高效性、合规性和创新性。
多源采集功能是其一大亮点。基于跨系统数据集成要求，系统提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，系统支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。系统还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。
合思数字档案管理系统提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，系统还提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
在档案管理功能上，系统支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。同时，它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展等。
实战案例见证 显著成效彰显
合思数字档案管理系统在不同企业中都有成功实践，取得了显著成效。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思数字档案管理系统通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本降低，数据指标表现良好。
世界上最大的重型装备制造商之一曾面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合等问题。合思数字档案管理系统的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思数字档案管理系统的数据集成方案实现广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思数字档案管理系统的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思数字档案管理系统秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有能力为企业提供优质的档案管理服务。该系统拥有多项资质认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收，值得企业信赖。
如果您的企业也想抓住电子会计档案管理的趋势，实现档案管理的数字化转型和降本增效，不妨选择合思数字档案管理系统。现在您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或关注微信公众号和小程序等方式联系合思，开启免费试用，让合思数字档案管理系统为您的企业档案管理保驾护航。
