在当今竞争激烈的商业世界中，企业的数字化转型已成为提升竞争力和实现可持续发展的关键。以一家世界 500 强旗下的教育服务品牌为例，其在合规性资料管理方面的经历，深刻反映了企业财务数字化转型的重要性和迫切性。
该企业随着业务的不断拓展，业务和财务系统日益增多。然而，这些系统相互独立，数据无法互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，财务人员在处理电子发票时，不仅要花费大量时间进行打印、查重和验伪，还造成了纸张的极大浪费。同时，实物存档需要占用大量的物理空间，并且需要专人进行管理，成本居高不下。更令人担忧的是，档案损坏时有发生，这让企业面临着严重的合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求严格，这又进一步增加了财务人员的工作负担。
业务迷雾：合规性资料管理困境凸显
这家教育服务品牌虽然在教育领域取得了显著成就，但在合规性资料管理方面却面临着诸多难题。众多相互独立的业务和财务系统，犹如一个个信息孤岛，数据无法自由流通。结构化数据提取就像在茫茫大海中捞针，困难重重。电子发票的处理流程繁琐，不仅耗费人力物力，还与环保理念背道而驰。
实物存档更是企业的一大痛点。大量的档案占据了宝贵的物理空间，增加了企业的运营成本。而且，档案的损坏和丢失问题时有发生，这让企业在合规性方面面临着巨大的压力。不断重复的纸质档案录入工作，不仅效率低下，还容易出现错误，影响财务数据的准确性。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订工作要求严格，需要花费大量的时间和精力。
此外，实物凭证与业务分散，导致无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，这使得档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业的发展，也让企业在合规性资料管理方面陷入了困境。
智慧良方：合思全生命周期电子化会计档案管理方案登场
面对该教育服务品牌在合规性资料管理方面的困境，合思提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS 以及实物档案等。通过 40 多种自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等，为企业提供了更加便捷的档案录入方式。自动归档功能强大，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁和权限监控等多个方面，实现了档案管理的自动化和智能化。
会计类档案管理范围广泛，不仅包括内部的凭证、订单、会计账薄、财务会计报告等，还涵盖了外部的纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票等，为企业提供了全方位的合规性资料管理解决方案。
精准施策：解决方案实施步骤详解
合思的解决方案实施过程有条不紊。首先，通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的自动采集和整合。将各个独立的业务和财务系统的数据汇聚在一起，打破了信息孤岛，为后续的处理和管理奠定了基础。
接着，利用智能组单和四性检测功能，对档案进行自动化处理和管理。智能组单能够根据预设的规则自动将相关的档案进行组合，提高了档案管理的效率。四性检测则确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性，为企业的合规性资料管理提供了保障。
同时，建立了完善的权限监控体系，对档案的访问和操作进行严格的控制。只有经过授权的人员才能访问和处理档案，确保了档案的安全和合规。此外，还提供了便捷的档案借阅和移交功能，提高了档案的利用效率。员工可以通过系统快速借阅和归还档案，减少了等待时间，提高了工作效率。
显著成效：实施解决方案后的成果与效益
在实施合思的解决方案后，该教育服务品牌取得了显著的成果和效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的多维度穿透查询功能，让员工可以快速准确地找到所需的档案信息。以电子借阅为主的方式简便高效，大大提高了档案的利用率。通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表，实现了财务数据自动化率 91% 以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要大量的仓库来存放档案，也减少了专人管理的成本。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的环保形象。
客户盛赞：企业负责人高度评价
该企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。通过电子会计档案系统和规则引擎，企业能够有效管理大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著。这是一个以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，为企业的未来发展奠定了坚实的基础。
在当前的经济环境下，企业的合规性资料管理面临着越来越多的挑战。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有丰富的经验和专业的团队，能够为企业提供全方位的财务数智化解决方案。合思财务收支管理平台具有强大的功能和优势，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着合规性资料管理的难题，欢迎与合思合作，共同推动财务数字化转型，实现企业的可持续发展。您可以拨打联系电话 400 – 105 – 6505 ，或者访问网站 www.hosecloud.com 了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷和高效。
