合思助力企业实现差旅数据智能化转型

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着提升管理效率、降低成本的挑战，尤其是在差旅管理和财务数字化方面。下面，让我们通过几个不同行业的客户案例，来深入了解合思如何帮助企业实现差旅数据智能化，解决实际问题并取得显著成效。

案例主角登场

某畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行，在行业内具有广泛影响力。某知名头部数字阅读品牌，在数字阅读领域占据重要地位，正面临着财务数字化转型的挑战。世界500强旗下教育服务品牌，业务规模较大，企业业务、财务系统繁多且复杂。还有一家主营业务建设覆盖面极广的企业，日均处理3500 + 订单，财务工作面临诸多难题。这些企业都在不同程度上遭遇了差旅管理和财务数字化方面的困境。

客户痛点剖析

• 零食品牌困境重重
  国民经典零食品牌的销售网络遍布全国，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。其管理流程跨多个系统，不仅繁杂而且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理、查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费。

• 阅读品牌数据难题
  数字阅读品牌的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度大，这使得费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效极低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。而且票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。

• 教育品牌系统隔阂
  教育服务品牌企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需要专人管理，成本高，但档案损坏的情况时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

• 建设企业流程繁琐
  业务建设覆盖面广的企业主营业务建设覆盖面极广，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值复核工作，容易出错且效率低下。内部多系统并行，数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研系统，最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。

合思方案登场

• 零食品牌专属方案
  针对国民经典零食品牌的问题，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，差旅申请后经业务审批，员工可通过合思商城订购或TMC订购，有合思商城对账单和TMC对账单。在财务核算、记账方面，有对账结算中心，线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。

• 阅读品牌转型助力
  为数字阅读品牌，合思提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设，保障财务准确性，确保审计通过，符合上市要求。同时，提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。

• 教育品牌档案管理
  合思为教育服务品牌提供全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口40种 + ，能够广泛连接异构系统，0开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。会计类档案管理范围涵盖内部和外部众多档案类型。

• 建设企业流程优化
  对于业务建设覆盖面广的企业，合思提供无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

方案实施步骤

• 零食品牌流程打通
  对于国民经典零食品牌，员工通过合思系统进行差旅申请和消费，财务利用系统进行核算、记账和对账。档案管理按照合思制定的L4和L3级标准进行操作，打通各环节数据，实现全流程电子化管理。

• 阅读品牌平台完善
  数字阅读品牌在合思的协助下，逐步完善业财平台建设，优化财务流程，提升结账速度，确保财务数据的准确性和及时性。

• 教育品牌数据接入
  教育服务品牌将各系统的数据接入合思的电子化会计档案管理方案，经过数据采集、处理、存储等步骤，实现档案的自动化管理和高效利用。

• 建设企业流程改造
  业务建设覆盖面广的企业与合思合作，对现有流程进行改造，实现申请报销一体化、差旅采购集约化和财务核算智能化，让员工和财务人员能够更便捷地完成工作。

显著成果呈现

• 零食品牌效益提升
  国民经典零食品牌通过合思的解决方案，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

• 阅读品牌多维度改善
  数字阅读品牌在合思方案实施后，在增效方面，能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通；提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时；形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率；通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。在降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况；减少手工记账、人工整理档案的人力成本；减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费；减少财务档案空间占用，节约空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销；保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险；高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在先进性方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销；费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本；紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材；实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

• 教育品牌数字化加速
  教育服务品牌加速了企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

• 建设企业降本增效
  业务建设覆盖面广的企业“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，如通过统计售后团队的出差时间分布，优化调整各组织售后人员安排；通过对比有无申请订购，识别异常不合规消费；根据差旅数据，向下挖掘并分析员工在不同地域差旅情况，以此对标签约企业、重点推进区域与实际情况的偏差。

客户高度评价

国民经典零食品牌认为合思的解决方案打通了多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高，值得其他门店企业参考。数字阅读品牌认可合思产品降低了差旅成本和档案管理成本，未来希望进一步通过消费 – 入账 – 归档全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。教育服务品牌的财务相关负责人对合思的电子化会计档案管理方案充满信心，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，认为该方案有效提高了财务管理效率，降低了成本。业务建设覆盖面广的企业表示与合思合作后，简化了报销流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。

行动号召

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

如果您的企业也想实现差旅数据智能化，开启财务数字化转型之旅，欢迎拨打联系电话：400 – 105 – 6505；访问网站：www.hosecloud.com ，还可以免费试用我们的服务，体验合思带来的高效财务管理。