合思档案：开启企业文档归档系统新时代

在纸电混合时代，企业的传统会计档案管理宛如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。企业高管们面临着诸多难题，纸质档案管理成本高昂，不仅在打印、存储等方面耗费大量资金，还占据了大量的办公空间；而且档案数据分散，缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，就像一座宝藏被随意丢弃，无法挖掘其真正的价值。

财务人员更是苦不堪言，面对海量的档案数据，整理工作如同在茫茫大海中捞针，耗费大量的时间和精力。手动逐一匹配、核对确认这些枯燥繁复的工作，让他们疲惫不堪，效率低下。业务人员在出差、招待后的报销环节，也被繁琐的纸质票据流程折磨得焦头烂额，从收集票据到填写报销单，再到各级审批，每一个环节都让人头疼不已。

传统会计档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，给企业带来巨大的损失。

企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然面临着纸质文件储存和数据存储线下载体的难题，无法保证档案的原生性，难以确保企业财务档案管理的合规性，严重阻碍了企业的全面数字化进程。

随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。而合思档案的文档归档系统，正是企业解决这些难题的不二之选。

综合方案 适配多样场景

合思档案的文档归档系统为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，就像一个万能工具箱，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到了应收尽收。

单套制解决方案带来了便捷的调阅体验，无需打印纸质档案，混序归集也免去了繁琐的组装过程。业务及管理流程实现了实物流转和电轨运行的结合，线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链的完整，全面反映企业的经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案不打印，确保了档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身的管理需求自定义归档目录，就像为企业量身定制了一件合身的衣服。

证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障了财务合规。

核心功能 尽显管理优势

合思档案的文档归档系统在采集、制档、管理、应用等方面都具有显著的优势。

多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，该功能支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷的手动数据补录方式，就像一个灵活的采集员，无论何种数据都能轻松获取。

智能制档功能通过规则引擎实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。还可通过字段映射，让已完成业务证据链组装的档案数据，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，就像一个智能的档案整理师，让档案管理变得轻松简单。

档案管理功能具备完善的权限管理机制，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统还规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，就像一个严谨的档案管理员，确保档案管理的规范和安全。

档案应用功能实现了多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览功能智能搭建了凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控和线下实物管理的高效关联，就像一个便捷的档案查询助手，让档案应用变得高效便捷。

多重收益 助力企业发展

企业使用合思档案的文档归档系统能够获得多方面的收益，对企业的发展具有重要的价值。

显著的降本增效是该系统带来的直接好处。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。例如，合思档案可帮助企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，实现100%的管理合规性，就像为企业拧紧了钱袋子的口子，让企业的资金得到更有效的利用。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，实现了企业效益的最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升，就像为企业搭建了一座信息桥梁，让企业的各个部门之间能够更加顺畅地沟通和协作。

让数据“活起来”是该系统的又一重要价值。企业可以通过档案数据进行统计分析，如进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势等，为企业决策提供有力支持。真正利用档案数据，实现数据价值，就像为企业挖掘了一座数据金矿，让企业能够从数据中获取更多的商业洞察。

资源重组也是该系统带来的重要收益之一。满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，广泛连接各类异构业财系统，实现100%自动归档，符合国家政策要求，具备灵活承接、持续迭代的能力，及时应对变化，就像为企业打造了一个灵活的资源调配器，让企业能够更加高效地利用资源。

广泛适用 贴合各类企业

合思档案的文档归档系统在不同企业类型中都有典型的应用场景，体现了其广泛的适用性。

对于集团型企业，如世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案通过安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等措施，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，就像为集团型企业打造了一个高效的档案管理中枢，让企业的档案管理更加规范和有序。

对于多系统数据互联的企业，如存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多弊端等问题。合思档案的单套制管理方案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省了总体成本，提高了档案匹配和查询效率，保障了合规性管理，就像为多系统数据互联的企业搭建了一个数据整合平台，让企业的数据能够得到更有效的利用。

对于K12民办教育集团等业务系统多的企业，面临着采集环节业务系统独立数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅，就像为K12民办教育集团等业务系统多的企业打造了一个智能化的档案管理助手，让企业的档案管理更加轻松和高效。

对于年单据量巨大的企业，如年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，提高了数据处理效率和准确性，就像为年单据量巨大的企业配备了一个高效的档案管理机器人，让企业的档案管理更加智能和高效。

成功案例 见证系统实力

众多不同行业的企业使用合思档案的文档归档系统都取得了成功，用实际成果证明了其有效性。

海亮教育作为世界500强企业，此前老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标。使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，实现了高效的档案管理和业务增长。

徐福记作为2023年中国500最具价值品牌企业，多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，为企业的发展提供了有力支持。

中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜作为全球拥有超3000家高端品牌专卖店的企业，积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，提升了企业的管理水平和竞争力。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案的文档归档系统为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，能帮助企业解决传统档案管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案已获得众多企业的认可，7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。现在就行动起来，联系合思，电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com，让合思档案的文档归档系统助力您的企业提升档案管理水平，实现数字化转型。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息，欢迎扫码关注。选择合思档案的文档归档系统，开启企业会计档案管理的新时代，让有限更有效。如果您想进一步了解合思档案的文档归档系统，不妨点击免费试用，亲身体验其强大的功能和卓越的性能。