合思档案：开启企业文档流转管理新时代

在当今数字化飞速发展的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年即将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设的短板亟待弥补。数电票的快速扩张，其特殊的管理要求让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同层级的人员都面临着各自的困扰。企业高管为纸质档案管理成本居高不下、数据难以有效分析利用而烦恼；财务人员则深陷档案整理耗时费力、工作枯燥繁琐的泥潭；业务人员也在为报销流程的繁琐而苦不堪言。

同时，企业财务档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本巨大、存储空间需求庞大；高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量惊人、数据无法有效利用；高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段、纸质档案容易损坏等问题。这些都凸显了企业对于一套行之有效的档案管理解决方案的迫切需求。

值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确肯定了电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力。这意味着企业电子会计档案全面无纸化的时代已经来临，企业迫切需要一个符合政策要求的档案管理系统。而合思档案的出现，犹如一场及时雨，为企业解决文档流转管理难题提供了完美的解决方案。

合思档案：财务数智化的领航者

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的明星产品，是领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于 2014 年，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多的净利润。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

它致力于服务未来财务人，在企业费控报销信息化细分领域占据市场占有率第一的宝座。目前，已经服务了 6000 + 企业客户，还荣获了福布斯中国科技 50 强等诸多荣誉，并通过了 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案在文档流转管理方面成效显著，能为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以节约纸张成本 70%、节约整理成本 75%、提升检索效率 90%，并保证管理合规性 100%，让企业的文档流转管理更加高效、合规。

核心功能：解锁文档流转管理新密码

• 多源采集：数据汇聚的智慧枢纽
  在文档流转管理中，多源采集是至关重要的一环。合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供多种便捷手动数据补录方式。比如单张 PDF 大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入等，让数据采集更加灵活、高效。

• 智能制档：档案创建的智能助手
  合思档案在智能制档方面表现卓越。会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。

已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为文档流转管理提供了坚实的保障。

• 档案管理：精细管控的智慧平台
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。它支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，灵活拓展档案目录框架。

系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展等，让企业的文档流转管理更加精细化、规范化。

• 档案应用：数据价值的挖掘利器
  合思档案在档案应用方面功能强大。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。

它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，提供档案借阅服务，借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，让企业能够充分挖掘档案数据的价值，提升文档流转管理的效率。

优势对比：传统与现代的鲜明碰撞

• 合规性：紧跟政策的合规先锋
  在合规性方面，合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环的要求。它具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。其自主研发工具包具有强大的数据获取、验签、解析能力，能满足数电票的管理要求。

而传统档案管理在电子会计凭证文件管理上缺乏有效手段，难以保证合规性，在文档流转管理的合规性方面远远落后于合思档案。

• 效率：高效运转的速度引擎
  合思档案在效率方面表现突出。它实现 100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，还能实现海量数据秒级查询。例如在处理年单据量 2.6 亿的企业时，能快速完成数据加载和关联匹配。

而传统档案管理手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，效率低下，无法满足企业日益增长的文档流转管理需求。

• 成本：节约成本的省钱能手
  合思档案能为企业节约大量成本。它可以节约纸张成本 70%、节约整理成本 75%，减少存储空间需求和打印成本等。

而传统档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，在文档流转管理的成本控制方面远不如合思档案。

• 数据利用：激活数据的价值魔方
  合思档案能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、穿透联查等功能，帮助企业从数据到决策。

而传统档案管理档案数据没有汇总整理，难以分析利用，在文档流转管理的数据利用方面明显处于劣势。

应用案例：真实场景下的成功典范

• 超大规模企业：高效管理的突破
  有一家年单据量达 2.6 亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。例如，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，大幅提升了管理效率，让文档流转管理更加顺畅。

• 集团型企业：标准化管理的标杆
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，为企业的文档流转管理带来了巨大的改善。

• 多系统互联企业：数据整合的典范
  多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，让企业的文档流转管理更加高效、便捷。

• 教育集团企业：智能化管理的先锋
  中国最大的 K12 民办教育集团之一，面临采集、存储、整理和利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅，为教育行业的文档流转管理树立了新的标杆。

未来展望：引领企业数字化转型新征程

合思档案通过提供领先的单套制电子会计档案管理平台和六大场景解决方案，满足了企业不同场景下的文档流转管理需求。它帮助企业解决了传统档案管理中的诸多问题，实现了显著的降本增效、合规经营和低碳运营。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求和灵活承接、持续迭代的能力，将在企业财务档案管理领域发挥重要作用。

合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，众多客户的良好反馈和成功案例证明了其价值。未来，它将助力更多企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

如果您也想体验合思档案带来的高效文档流转管理解决方案，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。