在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，国家积极推动电子凭证数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自 2014 年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用遭遇多重数字鸿沟，阻碍了单位会计数字化转型的进程。在此背景下，合思联合多方发起研究，并发布《电子凭证数智化无需报销绿皮书》，积极推动数字化、绿色化、低碳化协同发展。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思。合思在差旅支出优化方面，也有着卓越的表现和强大的实力。
敏捷平台：差旅支出优化的得力助手
合思的核心产品——敏捷的财务收支管理平台，是差旅支出优化的关键工具。它具备多种强大功能，为企业的财务管理和差旅支出优化提供了有力支持。
差旅申请功能让员工在线提交差旅申请变得轻而易举。系统会自动生成电子票据和报销单据，整个过程方便快捷，大大节省了员工的时间和精力。同时，这也为企业的差旅管理提供了更高效的方式，有助于优化差旅支出。
商旅线上订购功能支持机票、酒店等预订服务。员工可以在平台上轻松完成商务旅行的安排，无需再通过繁琐的线下渠道。这不仅为员工提供了便利，还能让企业更好地控制差旅成本，实现差旅支出优化。
发票采集功能更是一大亮点。它能够自动识别并录入各类发票信息，减少了人工输入错误，提高了工作效率。对于企业来说，准确的发票信息有助于合理控制差旅支出，避免不必要的费用。
自动记账功能根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下。这减轻了财务人员的工作量，同时也确保了财务数据的准确性。通过合理的费用分录，企业能够更好地分析差旅支出情况，实现差旅支出优化。
核心技术：差旅支出优化的科技支撑
合思在核心技术方面的优势，为差旅支出优化提供了坚实的科技支撑。
电子凭证会计数据标准的应用，使合思实现了电子凭证全流程标准化、无纸化管理的数字化变革。例如，XBRl 和 XML 格式的电子凭证可直接通过计算机解析处理。开具端在开出 PDF 或 OFD 格式的电子发票的同时，需一并开具（交付）XBRL 或 XML 格式的电子凭证结构化数据文件和签名文件以满足入账、归档数字化要求。这种标准化的管理方式，有助于企业更准确地记录和管理差旅支出，实现差旅支出优化。
“无需报销分级标准”由艾瑞咨询与合思于 2022 年联合提出。从“报销自动化”程度出发，将企业费控能力分为 L1 – L5 五个阶段。随着数电票和智能化时代的到来，合思助力企业迈向 L5 高级无需报销级别，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路智能化无需报销。在差旅管理中，这种无需报销的模式能够大大提高效率，减少人为错误，从而实现差旅支出优化。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。在差旅场景中，这种全场景覆盖的生态系统能够让企业更好地管理差旅支出，实现差旅支出优化。
合思全生命周期的电子化会计档案管理方案拥有强大的规则引擎自定义搭建，可实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。这对于企业的差旅支出管理来说，能够更方便地查询和分析差旅费用数据，为差旅支出优化提供有力的数据支持。
模式对比：合思在差旅支出优化上的显著优势
与传统报销模式相比，合思在差旅支出优化方面具有显著优势。
在效率提升方面，传统报销模式下，企业存在电子凭证逆数字化、伪数字化和非数字化现象。比如将电子凭证打印成纸质文件入账、转换成图片文件入账、手工查验合法真实等，导致会计核算易出现数据错误和安全漏洞，操作繁琐且效率低下。而合思的财务收支管理平台实现了电子凭证报销、入账、归档全流程自动管理。以数电票为例，接收端试点单位可通过信息化管理平台，实现发票接收、存储、验真、验签、解析、税务处理、资金支付、会计入账、档案归档等环节的自动化操作，大大提高了工作效率。在差旅管理中，这种高效的管理模式能够让企业更快地处理差旅费用，及时发现和解决问题，实现差旅支出优化。
成本降低方面，传统报销模式下，企业需要耗费大量的人力、物力进行纸质凭证的打印、整理、装订和保管，同时还存在档案管理费用高、资源浪费等问题。合思的电子凭证数字化转型方案有助于企业降低运行成本和社会资源消耗。例如某世界 500 强央企试点单位实现全面数字化后，预计每年节省工时 60 万 +，节约纸张 1000 万 +，降低档案管理费用 300 万 +。在差旅管理中，减少纸质凭证的使用和管理成本，能够直接实现差旅支出优化。
合规保障方面，传统报销模式下，企业在会计凭证存储和管理上存在合规风险。大部分企业在会计凭证暂未全面电子化的现阶段，仍以纸质报销单和电子发票（凭证）文件打印件手工入账，且存在不查验电子凭证的情况，为企业带来了较大的审计风险和税务风险。合思的解决方案能够确保财务数据真实、准确、完整，从根本上杜绝凭证造假和重复报销问题。同时推动试点单位改变传统的纸质凭证与电子凭证相结合的报销模式，降低业务人员和财务人员工作量，报销便利度和体验感大幅提升，员工数字化意识也逐渐增强。在差旅管理中，合规的费用管理能够避免不必要的罚款和损失，实现差旅支出优化。
数据管理方面，传统报销模式下，企业内部多系统并行，数据不互通，结构化数据提取困难，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。合思的财务收支管理平台能够打通多系统，实现会计凭证全链路电子化管理，构建开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现数据的共享和协同工作，为企业提供数据驱动的决策支持。在差旅管理中，通过准确的数据管理和分析，企业能够更好地控制差旅预算，实现差旅支出优化。
成功案例：合思差旅支出优化的实际成效
众多不同类型的企业应用合思产品实现了财务数字化转型，在差旅支出优化方面也取得了显著成效。
某国民经典零食品牌，拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，数据采集与校验，线上线下一体化管理，智能关联等成效。这充分体现了合思在差旅支出优化方面的强大能力。
某主营业务建设覆盖面极广的企业，面临出差频繁员工垫资压力大、报销流程繁琐，日均处理订单量大且均由财务手工录入、审批和记账，内部多系统并行数据不互通，过度依赖自研但管理过程依然复杂等问题。采用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案后，“无需报销”提高了业财协同效率，员工报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%，真正实现了企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本，在差旅支出优化方面表现出色。
某知名头部数字阅读品牌，存在数据分散内部多系统、业务流程断裂，每个财务月均处理单据量多且全量原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，全业务数据均需打印成本，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生等挑战。引入合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案后，实现了增效、降本、合规、先进等多方面的成效，如实时掌握付款进度，提升档案整理效率，减少差旅超标情况，发票 OCR 识别验真，灵活覆盖因公消费全场景等，有效实现了差旅支出优化。
某世界 500 强旗下教育服务品牌，面临企业业务、财务系统多且相互独立、数据不互通，实物存档占用较多物理空间，不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，实物凭证与业务分散、档案查阅困难等问题。应用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达 91.6%，预计到 2024 年将超 97%。在差旅管理中，这种高效的管理模式有助于实现差旅支出优化。
合思在推动企业财务数字化转型方面发挥了重要作用。通过提供敏捷的财务收支管理平台和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，在差旅支出优化方面也取得了显著成果。
随着国家对电子凭证数字化转型的持续推进，以及数电票等新技术的广泛应用，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，满足市场的多样化需求，推动行业的进步和发展。合思秉持技术创新驱动的理念，不断投入研发力量，开发出具有自主知识产权的核心技术和专利成果，同时注重人才培养和社区建设，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。合思与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的数字化、绿色化、低碳化协同发展，未来有望在全球范围内拓展市场和影响力，引领企业财务数字化转型和差旅支出优化的新潮流。
如果您也想体验合思在差旅支出优化和财务数字化转型方面的卓越能力，不妨点击免费试用，开启企业财务管理的新篇章。
