在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一变革让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，来适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理困境。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高、占地大，而且数据难以分析利用；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对的工作枯燥又繁复；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，效率低下。此外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙；以及高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依旧存在。保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。而合思档案，正是解决这些困境的理想方案。
合思档案解决方案：多元定制开启电子档案共享新篇
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收，为企业的电子档案共享奠定了坚实基础。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，合思档案采用线上一套电子数据管理模式，使财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据完整、真实、合规，极大地促进了电子档案共享的高效性。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。其生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，进一步丰富了电子档案共享的内容和方式。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为电子档案共享提供了可靠的质量保障。
合思档案核心功能与优势：智能高效铸就电子档案共享基石
多源采集功能支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求；也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，为电子档案共享提供了丰富的数据来源。
智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还可通过字段映射实现查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提高了电子档案共享的效率和质量。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，为电子档案共享提供了更灵活的形式。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，确保了电子档案共享的可靠性。
合思档案应用场景与案例：实践验证凸显电子档案共享价值
在应用场景方面，多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求，方便企业快速获取所需电子档案，促进电子档案共享的高效进行。一站式预览可智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，让企业能够全面了解电子档案信息，提升电子档案共享的体验。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，进一步拓展了电子档案共享的范围和方式。
有多个成功的客户案例证明了合思档案在电子档案共享方面的卓越成效。某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，简化装订流程等解决方案。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低等，显著提升了电子档案共享的水平。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。其整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效促进了电子档案共享的发展。
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为电子档案共享提供了优秀的实践范例。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。目前，合思档案已获得众多企业的认可，如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想体验合思档案为企业电子档案共享带来的便利，不妨现在就申请免费试用！
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