在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理效率和数据整合能力愈发重要。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，即便如此优秀的企业，在财务管理尤其是电子会计档案管理方面也面临着诸多挑战。而合思，这家创立于2014年，专注为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，凭借其先进的财务数据整合方案，为金牌橱柜提供了有效的解决方案。
金牌橱柜：传统档案管理的困境
- 数据散落难利用
金牌橱柜在业务发展过程中，积累了大量的会计档案。但这些档案却散落于各个系统之中，数据难以有效利用。以往，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架这些档案，耗费了大量的人力和时间。 - 纸质管理效率低
该公司以纸质档案管理为主，会计档案在财务临时保管1年后移交综合档案管理，存放在独立的档案室。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，管理和利用效率极低。 - 成本高昂负担重
随着业务量的增长，金牌橱柜的档案数量也日益庞大。年记账凭证量达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。如此高昂的成本，给企业带来了不小的负担。
合思方案：为金牌橱柜量身定制
- 统一存储破孤岛
合思的财务数据整合方案首先做到了统一存储，打破了数据孤岛。它将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，采用统一标准进行管理。这样一来，企业的财务数据不再分散，而是形成了一个有机的整体，方便了后续的管理和使用。 - 完整证据链搭建
该方案搭建了完整的业务证据链，建立了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，做到了业财一体双向穿透。企业在进行财务分析和决策时，可以更加全面、准确地了解业务情况，提高决策的科学性。 - 数据共享便捷查
合思的方案还实现了数据共享，提供一站式查阅服务。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。工作人员无需再像以往那样在各个系统中寻找所需信息，大大提高了工作效率。 - 银行回单无纸化
海量的银行回单管理一直是企业的难题，而合思的方案实现了银行回单无纸化。通过自动采集、切割、组装银行回单，实现了全面无纸化管理，助力企业降本增效。
方案实施：步步为营见成效
- 智能采集数据
合思运用先进的技术手段，如OCR识别、RPA技术等，对金牌橱柜的各类档案数据进行智能采集。这些技术能够快速、准确地识别和采集数据，为后续的处理奠定了基础。 - 分类处理有序
依据预设规则，合思对采集到的数据进行分类和处理。确保信息的有序性和可追溯性，完成档案的预归档服务。这样可以使企业的档案管理更加规范，方便后续的查询和使用。 - 基础体系搭建
合思为金牌橱柜建立了档案存储、检索、借阅、销毁等基础管理体系。同时，还为档案服务提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能。这些功能的实现，进一步提升了企业的档案管理水平。
成果展示：效益显著看得见
- 时间成本双降低
通过合思的财务数据整合方案，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。工作人员不再需要花费大量时间在繁琐的档案整理和查找工作上，工作效率得到了极大提高。 - 总体成本大节省
该方案还为企业节省了大量的成本，预估节省总体成本30万+/年。这对于企业来说，无疑是一笔可观的收益，提高了企业的盈利能力。 - 档案合规有保障
在档案合规性方面，合思的方案也发挥了重要作用。金牌橱柜的档案合规性达到了100%，确保了企业的财务管理符合相关法规和标准。
金牌橱柜：高度评价与肯定
金牌橱柜相关负责人表示，合思的财务数据整合方案有效解决了公司档案管理的难题，大大提高了工作效率，降低了成本，同时确保了档案的合规性，为企业的发展提供了有力支持。通过与合思的合作，金牌橱柜在财务管理方面取得了显著的进步，提升了企业的核心竞争力。
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