在当前经济环境下，企业的每一步决策都关乎着未来的发展。自2022年底疫情退潮后，2023年1 – 7月份企业差旅业务呈现出“井喷式”的增长态势。然而，随之而来的是商务消费价格和成本的上升，企业面临着前所未有的降本增效压力。在这样的大背景下，绝大多数企业并没有选择“躺平”，而是积极地寻找更多的降本增效工具和方法，成本控制方式也变得更加精细。其中，数字化手段成为了企业的必然选择。
北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过其敏捷的财务收支管理平台，正帮助着众多企业挖出更多的净利润。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思。而其旗下的电子档案管理系统，更是在企业差旅管理等方面发挥着重要作用。
连锁巨头差旅痛点大揭秘
在商业的广阔版图中，有一家连锁经营的上市公司格外引人注目。这家企业拥有5000 + 员工，近400家门店，庞大的规模使得差旅需求异常旺盛，月均差旅GMV高达50万 + 。然而，看似繁荣的背后，却隐藏着诸多差旅痛点。
员工满意度低下成为了企业面临的一大难题。原TMC对接的供应商数量有限，在旺季时经常出现订不到酒店的情况。而且，酒店价格超差标的现象也屡见不鲜。更糟糕的是，在一些偏远地区，服务酒店未被覆盖，员工不得不自己垫资，这极大地影响了员工的工作体验。
财务核算工作也让企业头疼不已。原TMC出具的台账单并不满足财务核算的要求，财务人员需要进行二次人工整理，匹配成本中心、核算科目等。每月，财务部门至少需要耗费3人天来整理对账单，这不仅增加了人力成本，还降低了工作效率。
随着企业的发展，管理难度也在不断提升。接入TMC在一定程度上限制了员工选择的权利，当供应商缺失、体验不好等情况出现时，内部投诉自然增多，员工不满情绪日益高涨。同时，单一供应商的差旅价格缺乏弹性空间，导致差旅费用居高不下。电子档案管理系统可以对这些差旅相关的信息进行有效管理和分析，为企业解决这些痛点提供数据支持。
合思智慧差旅解决方案登场
面对该连锁企业的差旅痛点，合思带来了一套针对性的解决方案，而电子档案管理系统在其中起到了关键的支撑作用。
合思采用了无需更换TMC供应商的策略，将合思商城无缝接入，实现了1 + 1 > 2的资源互补智慧差旅模式。这种模式整合了各方资源，通过电子档案管理系统对各类资源信息进行精准记录和管理，为企业差旅管理提供了有力保障。
合思商城拥有更丰富的资源。它覆盖了国内2000 + 县市区，拥有170万 + 酒店资源，并且与各大酒店集团线上直连。这为员工提供了更丰富的资源选择，着重解决了旺季酒店资源紧张、偏远地区出行的问题。电子档案管理系统可以对这些酒店资源信息进行分类存储和快速检索，方便员工查询和预订。
在出行成本控制方面，合思也有独到之处。它接入了国内40 + 航司，通过电子档案管理系统对不同航司的航班信息和价格进行实时记录和分析。多个供应商同屏比价功能为员工推荐同时时间段内更低价的方案，从而为企业节省出差成本。
合思还注重员工的体验。合思商城 + TMC商旅双平台接入，员工可根据消费标准、体验、价格等各个方面选择更适合自己的供应商下单。这种开放共赢的模式营造了良好的企业文化，而电子档案管理系统则可以记录员工的消费选择和偏好，为企业进一步优化差旅管理提供参考。
合思方案带来的显著成果
合思的解决方案为该连锁企业带来了显著的成果，电子档案管理系统也在其中发挥了重要作用。
财务部的投诉率降低了80%。合思商城上线后，财务部不再接到投诉，口碑大大提升。省去了很多解释、处理投诉的时间，工作效率得到了极大提高。而且，合思商城对账单是按照成本中心自动拆分的，对账效率也有了一定提升。电子档案管理系统可以对这些财务数据进行准确记录和分析，为企业财务管理提供有力支持。
员工满意度达到了100%。合思商城上线后，员工订购有了更多选择、更加灵活。原TMC旺季酒店无空房时，去合思商城能找到其他品牌。机票价格多平台比价，比原来便宜多了。员工可以根据自己的需求自由选择，自主性更高。电子档案管理系统可以记录员工的满意度反馈信息，帮助企业不断优化服务。
合思引领企业降本增效未来
降本增效是企业经营永恒的命题。合思通过构建数字化聚合消费平台、费控系统等，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，能帮助企业降本增效。电子档案管理系统作为其中的重要组成部分，对企业的各类数据进行有效管理和分析，为企业决策提供有力依据。
随着人工智能、大数据等新兴技术逐渐成熟，合思智能型技术驱动的数字化服务会让企业变得更加敏捷、强健。电子档案管理系统也将不断升级和完善，为企业提供更加精准、高效的服务。
面对未来持续的降本增效压力和低碳发展趋势，企业应选择像合思这样切实可行的数字化解决方案，实现可持续发展。而合思的电子档案管理系统，正是企业实现这一目标的有力工具。
