在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措如同响亮的号角，宣告着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
在这场电子凭证数字化转型的大潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。为了更好地分享行业经验，合思基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例积累，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的电子会计档案管理提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资源。
红枣上市企业的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，经过多年的砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业发展的过程中，财务档案管理却成了制约其进一步提升效率的痛点。
在传统的财务归档模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要人工仔细核对，稍有疏忽就可能出现错误。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能给企业带来潜在的风险。
纸质档案的管理受限于时间和空间的限制。查找一份档案往往需要耗费大量的时间，财务人员需要在堆积如山的档案中逐一查找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还影响了企业的决策速度。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。企业需要租赁专门的档案室来存放档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作，这无疑增加了企业的运营成本。
合思档案平台破局良方
面对好想你健康食品股份有限公司的档案管理难题，合思档案平台凭借其强大的功能和卓越的优势，为企业提供了一套行之有效的解决方案。
- 数据同源一键联查
合思档案平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员可以通过平台一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再在不同的系统和文件中来回查找。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
例如，在进行财务审计时，审计人员可以通过合思档案平台快速定位到相关的档案数据，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。同时，平台还支持多维度的查询和统计功能，方便企业对财务数据进行深入分析和挖掘。
- 自动组装审计无忧
合思档案平台具备自动组装功能，能够将相关的档案数据自动组装成完整的财务档案。在进行内外审计时，审计人员可以直接以档案数据为依据，减少了对纸质数据的依赖，提高了审计的准确性和效率。
此外，平台还支持审计留痕功能，审计人员在查阅档案数据时，系统会自动记录查阅的时间、人员和操作内容，方便企业对审计过程进行追溯和管理。
- 实物高效管理精准定位
合思档案平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都对应一个唯一的二维码，查阅者只需扫描二维码，即可快速定位到实物档案的位置。
同时，平台还支持远程查阅和借阅管理功能，企业员工可以通过网络远程查阅档案数据，无需到档案室现场。借阅管理功能则可以对档案的借阅情况进行实时监控和管理，确保档案的安全和完整性。
显著成果数据说话
合思档案平台的应用，为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效。通过数据对比，我们可以清晰地看到平台的价值。
在人工耗时方面，合思档案平台的应用减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量的时间进行单据核对和档案查找，工作效率得到了极大的提升。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以通过平台实时接收和查阅各部门的财务档案，无需再等待纸质档案的邮寄和传递，大大提高了信息传递的速度和准确性。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。员工可以通过平台在线申请借阅档案，系统会自动审批和分配权限，借阅过程更加便捷高效。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于平台减少了纸质档案的使用和管理成本，以及提高了工作效率带来的间接成本降低。
合思档案引领电子会计档案未来
合思档案平台的价值不仅仅体现在为企业解决档案管理难题和带来显著的经济效益上，更在于其推动了电子会计档案管理的变革和创新。
合思档案平台实现了自动化归档，告别了传统的重复性工作，让财务人员从繁琐的档案管理中解脱出来，将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。同时，平台的档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业对财务数据进行监控、分析和挖掘，为企业的战略决策提供有力支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案平台作为电子会计档案管理的领先解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在当前数字化转型的大背景下，合思档案平台将为更多企业提供优质的服务和支持，推动我国电子凭证数字化转型的深入发展。
《电子会计档案实践案例集》的发布，是合思对行业的一份贡献。我们希望这本案例集能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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