在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这一转型之路上也有着独特的探索与实践。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商。公司的产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目，实力不容小觑。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的目标差距较大，尤其是在出行活动管理方面，遇到了诸多痛点。
转型困境：出行活动管理痛点重重
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多系统操作之困
在动力源的日常运营中，出行活动管理涉及到众多系统。员工提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，操作体验极差。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，还容易出错。发票验真、查重等工作也只能手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得出行活动管理的效率大打折扣。 -
系统割裂之殇
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，在出行活动管理中无法对业务运营及时进行调整，从而影响了企业的决策和发展。 -
业务复杂之难
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。出行活动管理涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这给出行活动管理带来了极大的挑战。 -
组织架构之繁
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，进一步增加了出行活动管理的难度。
合思方案：出行活动管理的破局之钥
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系统集成：数据互通的桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为出行活动管理提供了准确的数据支持。通过系统集成，打破了数据壁垒，让信息在各个系统之间流畅流转，提高了出行活动管理的效率。 -
无需报销：提升员工幸福感
合思推出的无需报销模式，为动力源的出行活动管理带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了出行活动管理的流程，提高了财务工作的效率。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的系统连接能力。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为出行活动管理提供了有力的技术支持。
实施步骤：出行活动管理的落地之路
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深入沟通：量身定制方案
合思项目团队与动力源进行了深入沟通，详细了解其业务流程和需求。通过对动力源出行活动管理现状的全面分析，制定了贴合实际情况的方案。这一方案充分考虑了动力源的业务特点和痛点，为后续的实施奠定了坚实的基础。 -
专业培训：确保系统使用
对动力源的相关人员进行系统操作培训是实施过程中的重要环节。合思安排专业的培训人员，为员工提供全面、细致的培训，确保员工能够熟练使用合思费控系统。通过培训，员工对系统的功能和操作有了更深入的了解，为出行活动管理的顺利开展提供了保障。 -
分步集成：保障系统稳定
逐步推进系统集成工作是合思的实施策略。先进行HR系统和BPM系统与合思费控的同步，然后对数据准确性和系统稳定性进行测试。在测试过程中，及时发现并解决问题，确保系统能够稳定运行。通过分步集成，降低了实施风险，提高了出行活动管理系统的可靠性。 -
功能上线：持续优化调整
上线无需报销等功能后，合思根据实际使用情况进行优化和调整。不断收集用户反馈，对系统进行改进和完善。通过持续优化，让合思费控系统更好地满足动力源出行活动管理的需求，为企业提供更优质的服务。
显著成果：出行活动管理的崭新局面
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操作体验革新
多系统集成，数据互通，让动力源的出行活动管理操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。员工在出行活动管理中的繁琐操作得到了极大简化，工作效率大幅提高。 -
成本节约显著
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了财务工作的质量和效率。 -
员工体验提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在出行活动管理中感受到了更多的便利和实惠。 -
费控合规统一
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力，为出行活动管理提供了更有效的支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。众多像动力源这样的企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着类似的财务难题，不妨选择合思，现在就可以免费试用，让我们一起开启财务数智化转型之旅，让有限更有效，共同提升出行活动管理的水平。
