合思档案：开启企业档案管理新时代

在企业的运营管理中，档案管理一直是一项至关重要却又面临诸多挑战的工作。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业的不同角色都面临着各自的档案管理痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以汇总分析而烦恼；财务人员则深陷档案数据量大、整理繁琐、手动匹配核对任务枯燥的困境；业务人员在出差、招待后的报销流程中，也饱受纸质票据留存和上交的繁琐流程之苦。此外，纸质档案还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档工作量大、电子会计凭证管理手段缺失等。这些问题严重影响了企业的运营效率和管理水平，解决档案管理难题已刻不容缓。

合思档案解决方案应运而生，为企业提供了全面、专业的档案管理服务，发票集成与扩展是其重要的功能特性，能有效满足企业在不同场景下的档案管理需求。

合思档案解决方案全景概览

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全面覆盖企业各种档案管理场景。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，真正做到了档案管理的智能化和高效化。

单套制解决方案更是具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，避免了纸质档案打印的繁琐和成本浪费；混序归集免组装，使纸质原文件可以混序归档，大大提高了归档效率；电轨运行则确保了线上一套电子数据的有效管理，保证了财务档案证据链的完整，全面反映企业经营业务。同时，档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，让企业能够更加深入地了解业务情况。

核心功能亮点凸显专业优势

• 多源采集：灵活高效的发票集成与扩展
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，为企业提供了便捷的数据采集方式。同时，为了满足不同场景的采数需求，合思档案还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案提供了多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，为发票集成与扩展提供了有力支持。

• 智能制档：高效精准的档案关联匹配
  智能制档是合思档案的一大核心功能。会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证的自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少90%的人工匹配工作量，大大提高了工作效率。此外，合思档案还具备字段映射功能，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件：降低成本增强扩展性
  合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，有效降低了企业档案存储成本。同时，它支持会计凭证资料的版式文件配置，可自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件也可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。

• “四性检测 + 业务检测”：保障数据真实完整
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

用户收益彰显价值所在

• 显著降本增效
  合思档案帮助企业彻底告别传统手工归档，实现档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。在当前经济环境下，这无疑是企业“收紧钱袋子”的有效举措。

• 拉通全链路
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，使企业的财务管理更加高效、顺畅。

• 激活数据价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，为企业的决策提供了有力支持。

• 实现效益最大化
  通过资源重组，合思档案实现了企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升，使企业效益达到最大化。

典型场景展示广泛适用性

• 共享调阅场景：满足精细化查询需求
  在共享调阅场景中，合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控要求。

• 数电票管理场景：实现全流程闭环管理
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，发票集成与扩展功能在其中发挥了重要作用。

• 实物备查场景：创新实物档案管理
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

• 大数据管理场景：释放档案数据价值
  数电票时代企业内外部电子数据爆发式增长，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等功能，支持元数据级检索、海量数据秒级查询，有海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，以及档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

客户成功案例见证卓越成效

• 某企业：实现业财一体与降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案为其提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄的解决方案。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。

• 某集团型企业：推动档案管理标准化与无纸化
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某教育集团企业：提升档案管理效率与便捷性
  某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，档案管理低效，采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，重复录入操作耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、专业的档案管理解决方案，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也面临档案管理难题，不妨免费试用合思档案，让合思档案为您的企业档案管理保驾护航。