在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务领域正经历着深刻的变革。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证在接收、报销、入账以及归档等环节仍存在诸多难题，成为企业财务数字化转型的“最后一公里”障碍。
传统的纸质档案管理模式，在记账凭证保存等方面暴露出了重重弊端。好想你健康食品股份有限公司在财务归档工作中，需要耗费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况时有发生。纸质档案在时间和空间上的局限性也十分明显，查找一份档案往往需要耗费大量的时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。COMMUNE幻师每年在档案耗材、打印和存储方面的成本就高达53323元。更为关键的是，纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，它如同一把精准的钥匙，为企业解决电子凭证管理难题提供了有效的途径，在记账凭证保存等方面发挥着至关重要的作用。
合思档案全景概览：多维服务模式创新
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，致力于攻克电子凭证数字化转型中的重重难题。其成长历程丰富而辉煌，2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场，助力企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理。
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市构建了直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这一强大的服务体系，为企业的记账凭证保存等财务工作提供了坚实的保障。
合思档案功能揭秘：核心亮点优势尽显
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的显著特点，实现了电子会计档案全生命周期的管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个关键环节。
在档案采集环节，采用开放式接口互联·自主采集的方式，大文件能够自动切割，数电票可以实现自动化解析。这使得企业在收集记账凭证等档案时更加高效、准确。
档案制档环节实现了智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。确保了记账凭证等档案的规范性和准确性。
档案管理环节具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。能够有效保障档案的安全和合规性。
档案利用环节支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。为企业提供了便捷、高效的档案利用方式，方便企业对记账凭证等档案进行查询和使用。
合思档案的业务层覆盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等；应用层可辅助审计、进行证据方案库建设等。为企业的财务管理提供了全方位的支持。
合思档案价值洞察：成本效率双重提升
合思档案能够为企业带来显著的收益，在记账凭证保存等方面具有重要的价值。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年。这充分体现了合思档案在提高工作效率和降低成本方面的优势。
合思档案能大幅降低企业的成本，包括耗材成本、存储成本和人力成本。以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年总节约成本达338,910元。这对于企业来说，是一笔可观的节省。
合思档案还能有效提升工作效率。云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，财务提效90%。这使得企业的财务管理更加高效、便捷。
合思档案能够确保档案的合规性。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。这为企业的财务合规提供了有力保障。
合思档案场景剖析：多元业务全面适配
合思档案具有广泛的应用场景，在记账凭证保存等各个业务环节都能发挥重要作用。
在电子凭证开具端，涵盖国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单等；接收端支持企业OA电子邮件接收、接口直联等多种方式。这使得企业能够方便地接收和管理各种电子凭证。
电子凭征业务应用环节包括接收、验签、解析、报销、入账等，合思档案能在各环节提供有效支持。确保了电子凭证在整个业务流程中的顺畅处理。
财务档案归档端，有电子凭证池进行结构化信息台账、入库信息记录等操作，预档案台和智能档案的设置方便档案管理。为企业的记账凭证保存等财务档案归档工作提供了便利。
合思档案可应用于企业的审计工作。高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。为企业的审计工作提供了有力支持。
合思档案案例解读：成功实践数据说话
众多企业已经通过使用合思档案获得了显著的成效，在记账凭证保存等方面取得了良好的效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这充分体现了合思档案在提高工作效率和降低成本方面的巨大优势。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这表明合思档案能够为企业带来显著的经济效益。
帆书全量财务档案数字化存储，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。这体现了合思档案在优化财务管理流程方面的重要作用。
海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。这说明合思档案能够有效提高企业的财务管理效率。
在当前经济环境下，企业对于财务数智化转型的需求愈发迫切。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的实力和可靠的保障。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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