在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细的财务管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借国家认定厨房工业设计中心的优势和“智能制造示范企业”的荣誉，在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业人数达6000 + 。然而，庞大的业务规模也带来了财务档案管理的难题。该公司年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量为123247张。如此巨大的数据量，使得装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。在发票合规管理方面，传统的财务档案管理方式也难以满足企业的需求。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，为金牌橱柜提供了有效的解决方案。
金牌橱柜财务档案管理的困局
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整理环节：数据散落的迷宫
在财务档案整理环节，金牌橱柜面临着会计档案散落各系统的困境。档案数据难以有效利用，会计人员需要逐一打印凭证、单据、回单等资料，然后进行手工匹配、组装、装订和上架。这种繁琐的操作不仅耗费大量的时间和人力，还容易出现错误，严重影响了工作效率。而且，由于数据分散，难以进行全面的分析和利用，不利于企业的决策制定。在发票合规管理方面，这种数据的分散性也增加了发票审核和管理的难度，容易出现发票遗漏、重复报销等问题。 -
保管环节：临时与移交的接力
财务档案的保管分为两个阶段。财务部门临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。在这个过程中，需要进行大量的交接工作，容易出现档案丢失、损坏等情况。而且，由于缺乏统一的标准和规范，不同部门之间的档案管理方式存在差异，给档案的保管和利用带来了不便。对于发票合规管理而言，在保管过程中如果出现发票丢失或损坏，将直接影响企业的税务合规性。 -
存储环节：纸质档案的重压
金牌橱柜采用独立档案室管理的方式存放纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案的数量越来越多，占用了大量的存储空间，增加了存储成本。同时，纸质档案的查找和借阅也非常不便，需要人工逐一翻查，效率低下。在发票合规管理方面，纸质发票的存储和管理也存在诸多问题，如发票的真伪鉴别、发票的保管期限等，都需要耗费大量的人力和物力。 -
管理利用环节：手工翻查的低效
在管理利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查档案，工作量巨大，而且容易出现遗漏。这种传统的管理方式无法满足企业快速发展的需求，也不利于企业的信息化建设。在发票合规管理方面，人工翻查发票的方式不仅效率低下，而且难以发现一些隐蔽的合规问题，如发票的虚开、代开等。
合思的发票合规管理解决方案
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统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供了统一存储的解决方案，打破了数据孤岛。通过整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准和统一管理。所有的财务档案数据都集中存储在一个平台上，方便了数据的查找和利用。在发票合规管理方面，统一存储的发票数据可以实现实时监控和审核，有效避免了发票遗漏、重复报销等问题，提高了发票管理的效率和准确性。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，企业可以更加清晰地了解业务的来龙去脉，提高了财务管理的透明度和准确性。在发票合规管理方面，完整的业务证据链可以为发票的审核提供有力的支持，确保发票的真实性和合法性。例如，通过关联业务合同和发票，可以判断发票的金额、内容是否与合同一致，从而有效防范发票虚开等风险。 -
数据共享：一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。用户可以通过一个平台快速查阅所需的财务档案数据，无需在多个系统中进行查找。这种便捷高效的查阅方式大大提高了工作效率，也方便了企业的决策制定。在发票合规管理方面，一站式查阅功能可以让财务人员快速获取发票的相关信息，如发票的开具时间、金额、对方单位等，及时进行发票的审核和管理。 -
银行回单无纸化：降本增效利器
合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了回单的处理效率。在发票合规管理方面，银行回单的无纸化管理可以与发票数据进行关联，实现资金流和发票流的匹配，进一步提高了发票管理的准确性和合规性。
解决方案的实施之路
合思运用自身的电子会计档案管理平台相关功能，为金牌橱柜的档案管理数字化转型逐步推进。通过开放式接口互联，自主采集档案数据，确保数据的准确性和完整性。同时，利用智能关联自动组装档案，提高了档案处理的效率。在发票合规管理方面，合思的平台可以与企业的业务系统和税务系统进行对接，实现发票数据的实时同步和共享，为发票的合规管理提供了有力的技术支持。
发票合规管理成效显著
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效率提升：时间成本的节约
实施合思的解决方案后，金牌橱柜在发票合规管理等方面取得了显著的成效。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。在发票审核和管理方面，时间的节约使得企业能够更加及时地发现和处理发票合规问题，降低了税务风险。 -
成本降低：真金白银的节省
通过银行回单无纸化和减少打印成本等措施，金牌橱柜预估节省总体成本30万 + /年。这不仅为企业节约了资金，还提高了企业的经济效益。在发票合规管理方面，成本的降低使得企业能够更加注重发票管理的质量和效果，而不是仅仅关注成本。 -
合规保障：百分百的安心
档案合规性达到了100%，这意味着金牌橱柜在财务档案管理和发票合规管理方面完全符合相关法律法规的要求。企业可以更加安心地开展业务，不用担心税务风险和合规问题。
客户的认可与好评
金牌橱柜通过合思的解决方案，实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性，大幅降低了成本，在数字化转型方面取得了显著成效。可以推测，金牌橱柜对合思的服务较为满意。合思的解决方案不仅解决了企业在财务档案管理和发票合规管理方面的难题，还为企业的发展提供了有力的支持。
携手合思，开启发票合规管理新征程
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也面临着财务档案管理和发票合规管理的难题，不妨选择合思。拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案及更多案例。现在，您还可以免费试用合思的解决方案，体验财务数智化带来的便捷和高效。
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