在数字化浪潮汹涌而来的当下，电子发票实施已成为企业财务管理绕不开的重要课题。2025年数电票全覆盖的目标，如同催征的号角，让企业财务档案管理直面新的挑战。这一变革，使得企业信息化建设亟待“恶补”。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这一切都昭示着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
传统纸质档案管理，犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。企业高管们为纸质档案管理成本花费巨大而苦恼，大量的资金被投入到纸质凭证输出耗材、档案室和档案柜等存储空间上。而且，档案数据缺乏汇总整理，如同散落在各处的珍珠，难以串成一条完整的项链，无法进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据量大的泥沼，整理档案耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥繁复，仿佛在进行一场永无止境的马拉松。业务人员也深受其害，出差、招待后报销纸质票据留存上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。
此外，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本则表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力会导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体，所以保证档案原生性以确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化迫在眉睫。
在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案管理带来了新的曙光。
精准施策：合思档案多角色解决方案
合思档案针对不同角色，量身定制了相应的解决方案，就像为不同的顾客打造了合身的衣服。
对于CEO/高管而言，合思档案是企业数据资产的守护者和价值挖掘者。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，还能降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。
归档员/财务使用合思档案，就像拥有了一位得力的助手。可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让财务人员从繁琐的工作中解脱出来。
外部审计通过合思档案，实现了审计不进档案室的便利。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量。
合思档案整体解决方案由领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案构成，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了全方位的档案管理服务。
核心功能：合思档案的制胜法宝
合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能就像一把把锋利的宝剑，帮助企业在财务档案管理的战场上披荆斩棘。
智能采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，让数据采集变得轻松高效。
智能制档功能，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保档案的质量。
档案管理功能，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则，让档案管理更加规范有序。
档案应用功能，多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索、批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还，让档案的查询和使用更加便捷。
实战案例：合思档案的卓越成效
合思档案在不同企业的应用场景中，都展现出了卓越的成效，就像一位经验丰富的医生，为企业的财务档案管理问题开出了有效的药方。
某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量14W+，单据总量50W+，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。
某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散查阅繁琐。合思档案的数据集成方案应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现全业务版式文件自动生成及归档和智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在电子发票实施的大趋势下，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案开启高效财务档案管理之旅。合思在北京、上海、杭州等多地都设有办公地点，您可以拨打400 – 105 – 6505咨询，也可以登录www.hosecloud.com了解更多信息，还能通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解。现在就点击免费试用，体验合思档案的强大功能吧！
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