在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临，而这也正是财务数智化的必行之路。
电子凭证全流程无纸化，不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这一领域，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，发挥着举足轻重的作用。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的报销记录管理提供了宝贵的经验。
市场形势：报销记录管理的数字化新风向
我国电子凭证改革的加速，使得电子凭证开具端已基本实现数字化适配。如今，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型的步伐也将进一步加快。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。电子凭证全流程无纸化不仅有利于优化管理流程，还能降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
然而，在当前的报销记录管理中，企业面临着诸多挑战。档案管理成本高、存在隐患、利用效率低等问题，让企业急需一套数字化解决方案来提升报销记录管理的效率和质量。
痛点分析：传统报销记录管理的困境
传统的报销记录管理方式存在着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足管理要求。
COMMUNE 幻师同样面临着报销记录管理的难题。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达 2 个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营也深受纸质档案之苦，打印成本高、存储成本高、资料查找困难等问题，严重影响了报销记录管理的效率。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，财务临时保管 1 年后移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。
解决方案整体策略概述：合思档案的全面布局
合思档案针对企业在报销记录管理中面临的痛点，提供了全面的解决方案。它实现了电子凭证会计处理全流程各环节的打通，提供全面的电子会计档案管理服务。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析；智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件；精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求；多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案的成长历程也显示了其不断适应政策和市场需求的能力。从 2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到 2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理，合思档案始终走在行业前列，为企业的报销记录管理提供了有力的支持。
核心模块：合思档案的功能密码
合思档案的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。
智能采集是合思档案的重要功能之一。它通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）、内部系统（如 EAI 插件、API 接口等）实现，能够高效地采集报销记录相关的数据。
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为报销记录的管理提供了更加科学的流程。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务则有辅助审计、项目管理、统计分析等，这些功能模块共同构成了合思档案强大的功能体系，为企业的报销记录管理提供了全方位的支持。
竞争优势：合思档案的独特魅力
与传统解决方案相比，合思档案在报销记录管理方面具有显著的竞争优势。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本 300,000 元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14,235 元，年节约人力成本 24,000 元，年总节约成本 338,910 元。
合思档案能够保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。在审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。
合思档案广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收；自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构；档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效；自动化作业，降本增效，财务数据自动化率达到 99.96%，不再需要手动处理大量事务性工作，节省了时间和资源，大大提升了报销记录管理的效率。
成功案例：合思档案的实践见证
多个不同行业的成功案例，充分展示了合思档案在报销记录管理实际应用中的效果和价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率 80%，节省打印、存储等总体成本 30 万/年，财务提效 90%，100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性 100%。
服务体系：合思的专业保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业的报销记录管理提供全面而专业的服务。公司分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断提升产品的技术水平和性能。
在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思的服务体系为企业在报销记录管理方面提供了坚实的保障，让企业能够更加放心地使用合思档案。
结尾：拥抱数字化，开启报销记录管理新篇章
合思档案在财务数智化领域发挥着重要的作用，为企业的报销记录管理带来了诸多价值。它助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思作为领先的财务数智化服务供应商，将继续为企业提供优质的产品和服务，帮助企业在财务数字化转型中取得更大的成功。
如果您也想提升报销记录管理的效率和质量，不妨免费试用合思档案，开启财务数字化转型的新征程。
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