在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升核心竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在发展过程中也面临着诸多财务数字化难题。本文将深入探讨动力源的财务数字化转型之路，以及合思为其提供的差旅费控系统解决方案。
北京动力源科技股份有限公司成立于 1995 年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022 年 3 月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业的不断发展，动力源面临着多系统林立、数据孤岛等财务数字化难题，急需一套有效的解决方案来提升财务效率和管理水平。
动力源业务现状：困境交织的差旅管控
动力源拥有约 2400 名员工，旗下有 8 家子公司，在全国设立了 30 多个办事处，并在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部涵盖 24 个 1 级部门、81 个 2 级部门，分别归属 5 个业务线和 2 个营销中心。
早在 2011 年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但即便如此，整体流程依然复杂，系统壁垒高的问题依旧存在。到 2021 年与合思合作时，动力源在差旅费控方面存在诸多痛点。
多系统操作体验差，员工在提交申请单时需要在各系统间频繁切换，繁琐的操作不仅降低了工作效率，还增加了出错的概率。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能手工进行，这导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将更多精力投入到更有价值的工作中。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的重要问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时调整。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了管理难度。
合思解决方案：一站式差旅费控新体验
合思为动力源提供了一套完整的差旅费控系统解决方案，包括合思费控 + 合思商城 + 合思 BI + 开放平台的产品组合，满足了动力源在无需报销、商旅出行、销售费用管理、预算管控、系统集成、报表分析等多方面的应用场景需求。
在系统集成方面，合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。在这种模式下，业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，真正实现了消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，极大地提高了财务工作效率。
合思的差旅费控系统连接能力强，采用 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
实施步骤：携手共进的数字化之旅
合思团队与动力源紧密合作，在项目实施过程中，历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。
在项目准备阶段，合思团队深入了解动力源的业务需求和现有系统状况，为后续的实施工作奠定了基础。蓝图设计阶段，合思根据动力源的实际情况，制定了详细的系统实施方案，确保系统能够满足动力源的个性化需求。
在系统实现上线准备阶段，合思逐步完成系统集成工作，将 HR 系统、BPM 系统等与合思费控进行数据同步，确保数据的准确性和实时性。同时，对动力源员工进行培训，使其熟悉合思系统的操作流程，特别是无需报销模式下的操作，提高了员工的使用体验和工作效率。
功能测试阶段，合思对系统的各项功能进行了全面测试，确保系统的稳定性和可靠性。内部运维阶段，合思为动力源提供了持续的技术支持和维护服务，保障系统的正常运行。
显著成果：降本增效的财务变革
通过合思差旅费控系统的实施，动力源取得了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期由原来的 4 周缩减至 1 周以内，效率提升了 300%。这不仅提高了员工的满意度，也加快了企业的资金流转速度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力，去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
众多像动力源这样的企业通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化难题，不妨选择合思的差旅费控系统，开启免费试用，让我们携手为企业的发展注入新动力。
