合思档案：引领会计流程优化，助力企业数字化转型

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被大量档案数据和繁琐的整理工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐、耗费时间的问题。此外，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本包括手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙以及数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案正是应对这些挑战的理想解决方案。

合思档案：数智财务领域的璀璨之星

北京合思信息技术有限公司自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。合思档案作为其推出的领先的单套制电子会计档案管理平台，更是在会计流程优化方面发挥着重要作用。

合思档案致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理解决方案。它涵盖了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等全流程，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。

该平台提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。合思档案的功能模块丰富多样，包括发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等，每个模块都有相应的系统支持，如大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统等。

核心功能：创新驱动会计流程优化

• 多源采集：灵活高效的数据汇聚
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，平台支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，为会计流程优化提供了坚实的数据基础。

• 智能制档：精准匹配与高效检测
  合思档案的智能制档功能独具特色。会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，平台采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，进一步优化了会计流程。

• 档案管理：精细管控与灵活配置
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这种精细的管理方式，确保了会计流程的规范化和高效化。

• 档案应用：便捷查询与深度利用
  合思档案的档案应用功能强大。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务可使借阅过程透明化，一键到期催还；档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。这些功能极大地提升了会计流程的效率和便捷性。

优势凸显：对比传统更胜一筹

与传统档案管理方式相比，合思档案在成本、效率、合规和功能全面性等方面具有显著优势。

在成本方面，合思档案能为企业节约纸张成本、整理成本，降低打印成本和空间成本。例如，在某企业案例中，纸张打印成本减少100万张纸/年，空间成本从每年143,773元（每年递增）降低到22,835元/年。通过会计流程优化，企业在档案管理方面的成本得到了有效控制。

在效率方面，合思档案可大幅提升检索效率、减少人工匹配工作量和档案管理耗时。某企业使用后档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，另一企业分公司整理验收单耗时从2323.39小时/年大幅降低。这些数据充分证明了合思档案在会计流程优化方面的卓越成效。

在合规方面，合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足电子凭证会计数据标准化试点要求，保护电子凭证原生态，确保档案管理合规。多个案例中企业通过合思档案实现财务档案的安全存储，满足国家相关文件要求。

在功能全面性方面，传统档案管理方式功能单一，而合思档案具有多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等一系列功能，实现了电子会计档案全生命周期管理，能满足企业不同阶段、不同场景的档案管理需求。会计流程优化在合思档案的全方位功能支持下得以实现。

成功案例：见证合思档案卓越成效

众多不同行业的企业已经通过应用合思档案实现了会计流程优化，取得了显著的实际效果。

某年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题等。使用合思档案后，实现了统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。采用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

未来展望：合思档案引领数字化转型

合思档案在会计流程优化方面发挥着不可替代的重要作用，它助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，聆听用户需求，未来将为更多企业提供更优质的财务数智化服务，帮助企业更好地应对不断变化的市场环境和政策要求。同时，合思在全国多个城市设有直营服务网络，并通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供及时、高效的本地化服务，保障企业档案管理的顺利进行。

如果您也想体验合思档案为会计流程优化带来的显著成效，不妨现在就免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。