在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的管理模式正经历着深刻的变革。好想你健康食品股份有限公司，作为一家有着深厚历史底蕴的企业，成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军上市企业。然而，即便如此辉煌的企业，在财务档案管理方面也遭遇了诸多难题。传统的管理方式已难以适应企业快速发展的需求，探索一套高效的数字档案管理策略迫在眉睫。
业务困局：传统档案管理掣肘前行
- 规模背后的管理隐忧
好想你健康食品股份有限公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工，在全国设有400 + 门店，18家归档主体，2W + 零售网点，年凭证数达3.6W + ，企业人数500 + 。如此庞大的业务规模，使得财务归档工作犹如一座沉重的大山。 - 繁琐现状与突出痛点
现状方面，财务归档工作极为繁琐，且严重依赖大量纸质档案。这就导致了两个突出的痛点。一是归档难，财务人员在归档时，需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便小心翼翼，档案遗失的情况也难以避免。二是查找慢，纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，极大地影响了工作效率。
合思良方：数字档案管理策略破局
- 数据同源：打破壁垒高效协同
合思为好想你量身定制的数字档案管理策略，首先做到了打破壁垒，数据同源。这一策略为财务人员实现了便捷利用，只需一键联查，就能获取所需信息，工作效率得到了有效提升。在这个策略下，财务数据如同一个有机的整体，各个环节紧密相连，不再是孤立的信息孤岛。 - 自动组装：审计便捷提效增速
自动组装是合思数字档案管理策略的又一亮点。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员无需再像以往那样在大量纸质档案中苦苦搜寻，只需在系统中就能快速获取准确的审计信息。 - 实物管理：虚拟库房精准定位
借助虚拟档案库房和二维码，合思实现了电子与实物的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，即可快速定位实物档案的位置。这一创新举措，让实物档案的管理变得高效有序，不再为找不到档案而烦恼。
策略落地：精心布局稳步推进
- 全面调研：精准把握需求脉搏
合思团队首先对好想你现有的财务档案管理流程进行了全面调研和评估。通过与好想你财务人员的深入交流和实地考察，详细了解了其痛点和需求。这一步就像是医生为病人进行全面的诊断，只有准确了解病情，才能开出有效的药方。 - 个性配置：系统定制贴合需求
根据调研结果，合思在档案系统中进行了个性化配置，实现了数据同源和自动组装功能。这就好比为好想你打造了一把专属的钥匙，能够精准地打开财务档案管理的高效之门。系统的各项功能紧密围绕好想你业务特点和需求进行设计，确保了系统的实用性和高效性。 - 专业培训：赋能员工熟练操作
为了确保好想你财务人员能够熟练操作新系统，合思组织了专业的系统使用培训。培训内容涵盖了系统的各个功能模块和操作流程，通过理论讲解和实际操作相结合的方式，让财务人员快速掌握了系统的使用方法。这就像是为员工配备了一套先进的工具，并教会他们如何熟练使用。 - 优化调整：持续改进确保成效
在系统上线后，合思并没有就此止步，而是进行了一段时间的试运行和优化调整。通过收集好想你财务人员在使用过程中的反馈意见，及时对系统进行优化和改进，确保系统能够持续稳定地运行，为好想你财务档案管理提供有力支持。
显著成效：降本增效成果斐然
- 人力减负：效率提升立竿见影
合思的数字档案管理策略为好想你带来了显著的成效。在人力方面，减少了90%的人工耗时，大大提高了财务人员的工作效率。财务人员不再需要花费大量时间在繁琐的档案管理工作上，可以将更多的精力投入到核心业务中，为企业创造更大的价值。 - 总部优化：管理流程精简高效
总部接收减少了80%的管理耗时，优化了总部的管理流程。总部能够更加及时、准确地获取财务档案信息，做出科学合理的决策，提高了企业的整体运营效率。 - 借阅提效：档案利用更加便捷
借阅管理减少了67%的管理耗时，提升了档案借阅的效率。员工在需要查阅档案时，能够快速获取所需信息，避免了因等待档案而耽误工作进度的情况发生。 - 成本降低：综合效益显著提升
预计每年减少综合成本20万元，实现了显著的降本增效。这不仅为企业节省了资金，还提高了企业的经济效益和竞争力。
客户心声：高度认可赞誉有加
- 负责人评价：解决难题规范管理
好想你财务负责人表示，合思的数字档案管理策略切实解决了公司在财务档案管理方面的难题，提高了工作效率，降低了成本，让财务管理更加规范和高效。这一策略就像是一场及时雨，为好想你财务档案管理带来了新的生机和活力。 - 员工反馈：工作轻松告别烦恼
员工反馈使用新系统后，工作变得更加轻松，不再为繁琐的档案管理工作而烦恼。新系统的便捷性和高效性得到了员工的一致认可，让他们能够更加专注地完成工作任务。
在当前经济环境下，众多像好想你这样的企业都通过合思的财务数智化服务，特别是数字档案管理策略，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临类似的财务管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思。现在，您还可以免费试用合思的数字档案管理策略，开启企业财务档案管理的新篇章。
