在科技飞速发展的今天，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这一浪潮中积极探索前行。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，8家子公司，全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等。然而，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果存在较大差距。智能化审批系统的缺失，让动力源在财务数字化的道路上遭遇了诸多痛点。
转型困境：智能化审批系统缺失之痛
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操作体验差合规难
动力源的员工在报销时，申请单需要在各系统间频繁切换提交，操作极为繁琐。而财务人员则需手工录入报销数据，发票验真、查重也只能手工进行，这导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，智能化审批系统的缺失让整个报销流程效率低下，合规性也难以保证。 -
系统割裂信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，智能化审批系统的缺位让企业在决策时陷入被动。 -
业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作极为繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，缺乏智能化审批系统的支持，报销流程混乱不堪。 -
组织复杂流程繁复
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难保证，智能化审批系统的缺乏让企业的管理效率大打折扣。
合思方案：智能化审批系统破局之道
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系统集成数据同步
合思为动力源提供的解决方案中，智能化审批系统在系统集成方面发挥了重要作用。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过智能化审批系统，不同系统之间的数据实现了无缝对接，打破了数据壁垒。 -
无需报销体验升级
在合思的解决方案中，智能化审批系统实现了无需报销的模式。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。智能化审批系统让报销流程变得简单高效，员工和财务人员的工作负担大大减轻。 -
连接能力打破壁垒
合思的智能化审批系统具有强大的系统连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。智能化审批系统让企业的各个部门之间实现了高效协作，数据流通更加顺畅。
实施步骤：智能化审批系统落地之路
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前期对接数据同步
在实施过程中，首先进行系统对接，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。通过智能化审批系统，确保基础数据和业务数据的准确传输，为后续的流程优化奠定了基础。 -
员工培训熟悉流程
对动力源员工进行培训，使其熟悉无需报销的流程和系统操作。包括因公消费的预订方式、报销流程等，让员工能够熟练运用智能化审批系统，提高工作效率。 -
反馈机制优化调整
建立反馈机制，在实施过程中收集动力源员工和财务人员的意见和建议。通过智能化审批系统，及时对系统和流程进行优化调整，确保解决方案能够满足企业的实际需求。 -
逐步推广全面覆盖
逐步扩大应用范围，从部分部门试点到全公司推广。智能化审批系统具有很强的适应性，能够满足动力源不同部门和业务的需求，最终实现全面覆盖。
显著成果：智能化审批系统效能彰显
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操作革新效率提升
合思的智能化审批系统实现了多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%。智能化审批系统让员工摆脱了繁琐的报销流程，能够将更多的时间和精力投入到工作中。 -
成本节约体验升级
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，智能化审批系统让企业的财务管理更加高效。 -
合规统一压力降低
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省更多精力做更有价值的工作，智能化审批系统让财务工作更加规范。 -
全程管控决策精准
管理实现事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。智能化审批系统为企业的决策提供了有力支持。
高度评价：智能化审批系统赢得认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思的智能化审批系统总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
在当前经济环境下，财务数字化转型对于企业的发展至关重要。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已成功帮助动力源等众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。其智能化审批系统更是为企业的财务数字化转型提供了强大的支持。
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