合思档案：开启电子发票工作流程数字化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，电子会计档案管理正经历着深刻变革。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理面临新的挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在纸电混合时代，企业面临诸多痛点。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且数据难以分析利用而发愁；财务人员面对海量档案数据，整理耗时，手动匹配核对工作枯燥繁复；业务人员则因出差招待后报销纸质票据留存上交流程繁琐而苦恼。同时，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生。

合思档案：多元方案满足企业需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案。这些方案广泛连接业财系统，能实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案致力于管理与服务的融合。对于CEO/高管而言，它能沉淀数据资产、保障合规管理、提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化、提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，使档案数据同源、数据全流程透明流转，便于监控分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅、权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

合思档案功能概览：强大功能助力高效管理

• 多源采集：灵活高效采数
  合思档案支持多源采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：轻松关联匹配
  合思档案具备智能制档功能。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精细权限与灵活目录
  在档案管理方面，合思档案支持权限管理。可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。同时，支持档案目录灵活扩展，可自定义档案目录分类，进行档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

• 档案应用：多维检索与一站式预览
  档案应用上，合思档案支持多维检索。可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。实现一站式预览，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，还有可视化盘点档案数据、档案借阅服务等功能。

合思档案核心亮点：独特优势脱颖而出

• 便捷调阅与混序归集
  合思档案具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

• 双模式检测方案
  合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 强大的大数据解决方案
  合思档案的大数据解决方案强大。支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式进行数据提取，具备元数据级检索、海量数据秒级查询能力，有海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

• 出色的实物备查功能
  合思档案的实物备查功能出色。智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆且可根据实际档案管理场景搭配，支持集团共享、批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

合思档案价值体现：为企业带来多重效益

• 显著降本增效
  合思档案能显著降本增效。能节约纸张成本达70%，节约整理成本达75%，提升检索效率90%，实现管理合规性100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。

• 闭环全量业财系统的“连接器”
  作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。

• 实现资源重组
  合思档案实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

• 符合国家政策要求
  合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理达标，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案典型使用场景：广泛应用彰显实力

• 企业高管决策支持
  在企业高管进行决策时，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。如企业在进行战略规划、投资决策等时，可通过档案数据的分析提供有力支持。

• 归档员/财务人员高效管理
  对于归档员/财务人员，在日常档案管理工作中，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。例如每月的档案整理、装订、归档等工作变得更加高效快捷。

• 外部审计便捷高效
  外部审计时，审计人员无需进入档案室，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。如在年度审计、专项审计等工作中，提高审计工作的效率和准确性。

• 企业数字化转型助力
  在企业进行数字化转型过程中，合思档案可助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。如企业在推广电子发票、电子凭证等数字化财务工具时，合思档案可提供有效的管理支持。

合思档案成功案例：实践验证卓越成效

• 案例一：某年单据量2.6亿企业
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。

• 案例二：某集团型企业
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案提供单套制管理方案，包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：某企业
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查；还有档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案提供单套制管理方案，包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 案例四：某民办教育集团
  某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表，手动打印、整理、装订、著录、上架归档，每一册精细整理；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案提供单套制管理方案，包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：专业实力铸就领先地位

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它创立于2014年，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，解放双手释放人的创造力，助力企业实现业财融合。

合思档案拥有众多荣誉和认证，如福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，计算机软件著作权，国家发明专利证书，ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收等，体现了其产品的安全性、可靠性和专业性。

合思档案服务众多知名企业客户，包括事业单位及院校、央企，如广东某高校、中交集团等；行业领军企业，如好想味、金牌厨柜等；国家试点企业，如海亮教育科技服务集团、DERLOOK等，在市场上有良好的口碑和客户基础。

合思档案自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票管理要求的特殊性，满足企业在数字化凭证时代的财务档案管理需求。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。随着数电票的全面推广和企业数字化转型的深入，合思档案将不断优化和升级，持续为企业提供更加优质、高效、安全的电子会计档案管理服务，帮助企业更好地应对财务档案管理的新挑战，在数字化浪潮中取得更大的优势。

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