合思档案：解锁票据数据共享新篇，引领企业电子会计档案管理变革

在当今企业数字化转型的浪潮中，众多企业通过构建 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，成功解决了线上业务处理的难题。然而，在档案的归档与储存环节，却依旧未能摆脱纸质文件存储的困境，数据存储也依赖线下载体。实际上，保证档案原生性，才是确保企业财务档案管理合规，进而实现全面数字化的关键所在。

北京合思信息技术有限公司，创立于 2014 年，作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，以便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务特色，为企业解决档案管理的内外难题，推动票据数据共享。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下企业降本增效的需求，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。

数电票扩张：企业档案管理新挑战

到 2025 年，数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理正面临全新挑战，信息化建设亟需加强。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票正快速扩张。

从政策层面来看，电子发票的接收已具备合法合规性。早在 2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档；2023 年 4 月 28 日，九部委联合发布财会[2023]7 号文件，推动电子凭证从开具、接收到处理、归档等环节全流程标准化无纸化处理。

由于数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息。在纸电混合时代，90%的企业遭遇了各种档案管理问题。企业高管面临纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被档案数据量大、整理耗时、手动核对枯燥繁复等问题所困扰；业务人员也深受报销纸质票据流程繁琐之苦。而解决这些问题，实现票据数据共享是关键。

传统档案管理：痛点重重待突破

传统档案管理存在诸多痛点，严重制约了企业的发展。
首先是高显性成本，浪费企业资源。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，增加了企业的运营成本。
其次是高隐形成本，内部协作滞后。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用，影响了企业的工作效率和决策质量。
再者是高合规风险，财税管理低效。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，而且纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏，给企业带来合规风险。
此外，企业会计档案纸电混合管理困难。不打印的销售订单、发票、系统验收单与打印的送货单、纸质验收单混合管理混乱，耗费了财务人员大量时间在低价值的整理、匹配工作上，且无法精准、快速定位原始凭证，阻碍了票据数据共享的实现。

合思档案策略：整体方案解难题

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为票据数据共享提供了有力支持。

企业的数智化转型不仅是工具和组织的转型，更是思维方式的转型。合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合，它携手企业碰撞出协作的价值。

针对不同角色，合思档案提供了不同的解决方案。为 CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源和全流程透明流转；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。

通过便捷调阅不打印、混序归集免组装的方式，合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，实现了 70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升和 100%管理合规性，有力推动了票据数据共享。

核心模块功能：精细管理促共享

合思档案拥有丰富的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务和统计分析等环节。在智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有 EAI 插件、API 接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理包括档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等；统计分析包括进销项统计、资金统计等。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量。还可通过字段映射实现多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步促进了票据数据共享。

竞争优势凸显：独特方案显实力

合思档案相较于其他产品具有显著的竞争优势。
它拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，有力保障了票据数据共享。
具备档案扩展解决方案，可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，推动票据数据在不同类型档案间的共享。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保票据数据共享的准确性和可靠性。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，实现票据数据的高效共享。

成功案例见证：显著成效引关注

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。
某企业年单据量 2.6 亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业务 + 财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现、管理自动化、企业成本降低等成效。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次，实现了高效的票据数据共享。
世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，促进了企业内部的票据数据共享。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，提升了票据数据共享的效率。
中国最大的 K12 民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，推动了教育行业的票据数据共享。

服务体系保障：全面支持助发展

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供全方位的服务支持，保障票据数据共享的顺利进行。
合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收，保障了系统的安全性和可靠性，让企业在票据数据共享过程中无后顾之忧。
合思档案满足国家政策要求，符合《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等相关政策，电子会计档案合规性管理有保障，确保企业在票据数据共享过程中符合法律法规。
具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，不断优化票据数据共享的功能和体验。

合思档案在电子会计档案管理领域发挥着重要作用。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，促进票据数据共享。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。合思档案广泛连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，实现 100%自动归档，符合国家政策要求，拥有灵活承接、持续迭代的能力，是企业电子档案管理、实现票据数据共享的理想选择。已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，其成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性。

如果您也想体验合思档案带来的高效票据数据共享服务，不妨点击免费试用，开启企业电子会计档案管理的新篇章。