电子会计档案管理软件：开启企业档案管理数字化新时代

在纸电混合时代，企业的档案管理工作犹如陷入了一团迷雾，面临着诸多痛点。企业高管们为纸质档案管理的高成本和大占地问题而烦恼，大量的档案数据如同沉睡的宝藏，难以进行有效的分析和利用。财务人员则在堆积如山的档案数据中艰难前行，整理工作耗时费力，手动匹配核对的过程枯燥又繁复。业务人员在报销流程中也备受折磨，需要留存并上交大量的纸质票据，繁琐的流程让人苦不堪言。

传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；还隐藏着高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量如同沉重的枷锁，查询调阅条件的粗糙导致数据无法得到有效利用。更令人担忧的是，高合规风险如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案又容易因不可抗力而损坏。

即便企业在数字化推行过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然面临着纸质文件储存和数据存储线下载体的难题，无法保证档案的原生性和财务档案管理的合规性。特别是随着数电票的快速扩张，其特殊的管理要求让企业急需专业的“电子会计档案管理软件”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思档案：一站式解决方案领航者

合思档案提供的电子会计档案管理软件，宛如一把精准的钥匙，为企业档案管理难题提供了全面而高效的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。

该软件广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，涵盖了电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。

其大数据解决方案更是强大无比，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。档案扩展解决方案则可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，实现了数电票全流程的闭环管理。

核心功能：解锁档案管理新密码

电子会计档案管理软件具备多源采集功能，能够实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。此外，它也支持手动采集，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档功能是该软件的一大亮点。通过规则引擎，它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，通过字段映射让查阅更加便捷，打破业务属性标签，帮助财务人员更直接地进行查询。

专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业的档案存储成本。该软件支持自定义企业专用、个性化版式文件，使档案的可扩展性更强。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为企业的财务数据和业务关系保驾护航。它围绕财务数据文件和业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性，四性检测满足国家档案局的相关要求。

用户收益：全方位价值提升

对于CEO/高管而言，使用电子会计档案管理软件可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策的数智化。同时，它还能提升财务服务效率，实现降本增效，推动企业的绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用该软件能够大幅提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。

对于外部审计来说，电子会计档案管理软件实现了档案外审的在线化和可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

从企业整体来看，使用该软件可以实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用，挖掘出数据的价值。同时，实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效。

典型场景：精准应用显成效

在档案调阅场景中，共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）可以根据自身需求选择不同的查询方式。

在实物档案管理场景中，实物备查功能智能区分纸电标识，实现了线上、线下的高度关联，对实物档案进行全流程管理定位。它提供了打标 – 到单 – 装盒 – 上架（流程可逆、可搭配）、集团共享批量作业（支持多人并发装盒，实时监控归档进度）、极简管理低碳环保（提供线下实物备查清单及档案装盒清单）等服务场景。

在数电票管理场景中，电子会计档案管理软件实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程的自动化。从获取环节（企业/员工通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取，还有手工下载和自动匹配等方式）到业务环节（上传、业务流转、回写业务信息等一系列操作）再到入账和归档环节，实现了全流程的闭环管理。

在档案全生命周期管理场景中，该软件实现了电子会计档案全生命周期的管理，包括智能采集（外部生态通过规则引擎等多种方式采集，内部通过EAI插件等方式采集）、预归档服务（自动归档、业务检测等）、基础管理（档号管理、档案储存等）、档案服务（身份调查、实物管理方案等）以及统计分析和应用层（辅助审计、证据方案库等）等功能。

成功案例：实力见证卓越

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的电子会计档案管理软件提供了多系统采集数据的功能，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，档案管理电子化、信息化，借阅和档案室管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约了显性成本。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配用时15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储（OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储原文文件）、业务完整性检测（系统智能检测会计档案完整性）、单套制落地（混序归档 + 银行回单分类归档推进档案无纸化）。管理成效显著，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求和会计档案管理制度，确保了电子会计档案的合规性，满足了国家政策和企业审计要求，低碳环保响应了“双碳”指标，整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节手工操作多、保管和存储环节存在问题、档案管理痛点包括档案数据散落未有效利用、检索依赖多端系统、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，应收尽收；业务检测方案站在财务视角配置数据检测方案，核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案实现了业务系统与档案系统调阅交互，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，降低了财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理浪费纸张，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等问题。合思档案的数据集成方案梳理了业务档案归档场景，统一了数据标准，延展了档案管理范围；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案管理已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案的电子会计档案管理软件帮助众多企业解决了档案管理痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有专业的服务团队和强大的技术支持，能够为企业提供全方位、个性化的档案管理解决方案，助力企业实现档案管理的现代化和高效化。已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。

企业们，是时候行动起来了！选择合思档案的电子会计档案管理软件，开启档案管理的数字化转型和降本增效之旅。点击免费试用，亲身感受它的强大功能和卓越价值，与众多优秀企业一同迈向数字化未来！