在企业的运营管理中，档案管理重要性不言而喻。然而，当下众多企业在档案管理方面却面临着诸多痛点与挑战。企业高管常常为纸质档案管理成本花费巨大、储存占地而苦恼，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据量大的困境，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，纸质票据的留存与上交流程繁琐，耗费了大量时间。此外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。面对这些难题，合思档案产品应运而生，为企业档案管理带来了全新的解决方案。
合思档案：领先的电子会计档案管理专家
合思档案是一款领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的服务，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。其领先的单套制解决方案（标准方案）搭配六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该产品广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
合思创立于2014年，多年来致力于云产品服务的创新。目前，它已经服务了6000 + 企业客户，荣获福布斯中国科技50强的称号，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。公司分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。如此强大的实力和广泛的布局，充分体现了合思档案在档案管理重要性方面的专业与可靠。
使命愿景：助力企业数字化转型
合思档案不止是一款电子档案管理产品，它更是管理与服务的融合。其使命是携手企业碰撞出协作的价值，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在服务理念上，合思档案秉承以客户为中心，认真聆听用户需求以进行产品迭代，力求让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。这充分体现了合思档案对档案管理重要性的深刻理解和积极实践。
功能模块：全方位满足档案管理需求
合思档案拥有丰富的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。
在采集功能方面，它提供多源采集。一方面是接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。另一方面是手动采集自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能也是其一大亮点。通过规则引擎自动组装，实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。并且具备字段映射查阅便捷的特点，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
在档案管理方面，有权限管理，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。还具备档案目录灵活扩展功能，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。这些功能充分彰显了合思档案在档案管理重要性方面的卓越表现。
功能亮点与创新：提升档案管理效率与价值
大数据解决方案是合思档案的一大创新亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，凸显了档案管理重要性。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，进一步体现了档案管理重要性。
数电票解决方案为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，这对于企业的档案管理重要性不言而喻。
实物备查解决方案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，再次强调了档案管理重要性。
产品优势：降本增效合规之选
合思档案具有显著的降本增效优势。它能节约纸张成本70%，节约整理成本75%，提升检索效率90%，保证100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案不打印。这一系列的数据充分说明了合思档案在档案管理重要性方面的突出贡献。
其具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。并且拥有100%自动归档的强大功能，凭借强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。此外，合思档案符合国家政策要求，满足国家对电子会计档案合规性管理的要求，拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，这些优势都进一步体现了档案管理重要性。
目标用户与应用场景：精准覆盖全面服务
合思档案的目标用户广泛，包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，充分体现了档案管理重要性对企业高层决策的支持。
归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。外部审计人员则可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，这些都凸显了档案管理重要性在不同角色中的体现。
其应用场景丰富，涵盖企业日常的档案管理，多场景适配，满足档案不同阶段管理要求，如权限管理、档案目录扩展等；审计工作，辅助审计，提供证据方案库、审计抽凭、穿行测试等功能；业务查询，多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询等，全面展现了档案管理重要性在企业各个业务环节的作用。
成功案例与客户评价：实力见证口碑认可
海亮教育作为世界500强企业，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分证明了合思档案在提升企业档案管理效率方面的显著效果，体现了档案管理重要性对企业发展的积极影响。
徐福记作为2023年中国500最具价值品牌，拥有多地连锁门店和70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后，全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，再次彰显了档案管理重要性。
中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，这进一步强调了档案管理重要性。
金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，凸显了档案管理重要性在企业实际运营中的价值。
在当前经济环境下，合思档案能解决企业档案管理的内外交困问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用。无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，而合思档案无疑是企业的优质之选。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com 。如果您的企业也想提升档案管理水平，体验档案管理重要性带来的变革，欢迎点击免费试用，与合思档案一起开启企业档案管理的新时代！
