在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，一路砥砺前行，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。动力源拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，动力源在财务数字化方面遇到了诸多挑战，而合思的解决方案为其带来了新的转机。
自研困境：报销记录追踪难题浮现
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但大量自研系统犹如一座座“孤岛”，难以整合。传统手工报销模式弊端丛生，报销记录追踪困难重重。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，不仅操作繁琐，而且容易出错。财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，假票、错票、重票情况时有发生，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得报销记录追踪的准确性和及时性大打折扣。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时操偏，报销记录追踪失去了应有的价值。
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广、报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了报销记录追踪的难度。
公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致，总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证，报销记录追踪在这样复杂的流程中变得举步维艰。
合思破局：打造高效报销记录追踪体系
为了解决动力源在财务数字化转型过程中遇到的问题，合思提供了一套全面的财务数字化解决方案，致力于打造高效的报销记录追踪体系。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作，报销记录追踪更加顺畅。
无需报销模式的引入，为员工带来了极大的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，报销记录追踪更加精准。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为报销记录追踪提供了有力支持。
精细实施：保障报销记录追踪顺利推进
合思解决方案的实施过程严谨有序，确保了报销记录追踪的顺利推进。
首先进行系统对接，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够在合思费控平台中有效整合。这一步骤为报销记录追踪奠定了坚实的基础。
对员工进行培训是关键环节。通过培训，员工熟悉了无需报销的流程和操作方法，了解了消费受申请单和差标管控的规则，以及如何通过合思商城进行因公消费。员工操作的熟练程度直接影响报销记录追踪的效果。
建立系统监控机制，及时发现和解决实施过程中出现的问题，确保系统的稳定运行和数据的准确性。在系统运行过程中，一旦发现报销记录追踪出现异常，能够及时进行处理，保障了整个解决方案的顺利实施。
显著成效：报销记录追踪带来多重价值
动力源应用合思解决方案后，取得了显著的成果与效益，报销记录追踪发挥了重要作用。
效率提升显著，员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。报销记录追踪更加高效，使得整个报销流程更加顺畅，企业运营效率得到了极大提升。
员工体验得到改善。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，员工对报销记录追踪的满意度大幅提高。
财务工作得到优化。审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省更多精力做更有价值的工作，报销记录追踪为财务工作提供了有力支持。
管理水平得到提高。实现事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。报销记录追踪为企业管理提供了重要的数据支持。
高度认可：报销记录追踪赢得动力源赞誉
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思的解决方案给予了高度评价，报销记录追踪的效果得到了充分认可。
如果你也想让企业告别数据孤岛，实现财务数字化转型，提升效率、降低成本、加强管控，不妨选择合思的财务数字化解决方案，开启企业发展的新篇章。现在点击免费试用，亲身体验合思解决方案在报销记录追踪方面的强大功能。
