在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证的数字化转型已成为必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些重要举措如同强劲的引擎，推动着我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，而电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”问题也即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统纸质档案管理却在这数字化的浪潮中暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，工作人员需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。同时，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来十分困难，不仅要耗费大量时间，还无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力都有巨大的需求，导致成本居高不下。而且，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，合思档案作为一款专业的发票管理解决方案应运而生。合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思能够帮助企业挖掘更多的净利润。公司基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。基于其在行业应用中的深度实践和丰富的案例经验，合思档案具有极高的参考价值和借鉴意义，是企业进行发票管理的理想解决方案。
财务数智化先锋：合思档案全方位服务
合思档案在财务数智化领域有着独特的定位。它不仅仅是一个简单的档案管理工具，更是企业财务数字化转型的重要助力。通过合思档案，企业可以实现从电子凭证的采集到最终归档的全流程数字化管理，大大提高了财务工作的效率和准确性。
合思档案基于合思广泛连接的生态系统，能够与企业内部的各种系统进行无缝对接。无论是外部生态中的OCR识别、RPA技术，还是内部系统的EAI插件、API接口，都可以实现智能采集，确保电子凭证的准确获取。同时，合思档案提供的预归档服务，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的电子凭证进行有效的整理和分类，为后续的管理和使用打下坚实的基础。
在基础管理方面，合思档案涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节。通过精准的权限管控和灵活的档案目录扩展，企业可以根据自身的需求对档案进行有效的管理。而在档案服务方面，辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的财务管理提供了有力的支持。合思档案以其全方位的服务，为企业提供了一个完整的发票管理解决方案。
核心功能揭秘：全生命周期管理的智慧之选
合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，实现了电子会计档案的全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个关键环节。
在档案采集环节，合思档案采用开放式接口互联的方式，支持企业自主采集电子凭证。大文件自动切割和数电票自动化解析功能，使得电子凭证的采集更加高效准确。无论是外部的发票、单据，还是内部的合同、回单，都可以通过智能采集的方式快速进入系统。
档案制档环节，合思档案实现了智能关联和自动组装。通过四性检测、业务检测和自定义版式文件等功能，确保电子会计档案的准确性和合规性。同时，智能关联功能可以将相关的凭证、单据、合同等进行关联，形成完整的业务证据链。
档案管理环节，合思档案具备精准权限管控和灵活的档案目录扩展功能。水印管理和符合国标要求的档号设置，保证了档案的安全性和规范性。企业可以根据不同的用户角色和业务需求，设置不同的访问权限，确保档案数据的安全。
档案利用环节，多维检索和一站式预览功能，让企业可以快速找到所需的档案。在线借阅和异构系统联查功能，方便了企业内部不同部门之间的信息共享和协同工作。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，使得企业对实物档案的管理也更加便捷高效。合思档案通过这些核心功能，为企业提供了一个高效、安全、合规的发票管理解决方案。
行业典范：合思档案带来的显著收益
合思档案在不同行业都有着成功的应用案例，为企业带来了实实在在的收益。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过采用合思档案，实现了统一存储，打破了数据孤岛。公司将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理，使得业务证据链更加完整。以业务为核心的证据链条实现了业财一体双向穿透，企业可以更加清晰地了解业务和财务之间的关系。同时，数据共享和一站式查阅功能，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。此外，海量银行回单的自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力企业降本增效。方案实施后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。
海亮教育科技服务集团同样受益于合思档案的解决方案。公司的档案数据来源广泛，电子档案通过OCR技术自动识别和整理各类文档信息，实物档案数字化副本将实体文件扫描或拍照转换为数字形式。自动归档功能根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。此外，自助OA、金蝶EAS等功能的集成，进一步提高了企业的管理效率。方案实施后，档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业面临着前所未有的机遇。选择合思档案，企业可以实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，借助合思档案实现了企业的数字化转型。
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