合思档案：引领企业财务档案管理数字化新风尚

在当今企业数字化转型的浪潮中，数电票的迅速推广正深刻改变着企业的运营模式。根据规划，2025 年将实现数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设刻不容缓。全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，政策上电子发票接收的合法合规性也得以明确。

在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同的困扰。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的难题；财务人员则被海量档案数据、繁琐的整理工作和枯燥的手动匹配核对所困扰；业务人员更是抱怨报销纸质票据流程繁琐、耗时费力。

纸质档案不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间，还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用。此外，还面临高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

即便企业在推行数字化过程中，通过 OA 系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题仍未得到解决，这严重影响了企业的全面数字化进程。而合思档案提供的文档电子化解决方案，正是应对这些问题的一剂良方。

方案出鞘破困局

合思档案作为解决企业财务档案管理问题的有效方案，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。这一文档电子化解决方案能广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题。通过这一文档电子化解决方案，企业可节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，提升 90%的检索效率，还能保证 100%的管理合规性。

合思档案应收尽收，通过“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。它打破物理空间限制，让企业人员可以在线自由调阅档案。其预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

此外，合思档案融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

全周期管理显神通

合思档案的文档电子化解决方案具备强大的电子会计档案全生命周期管理能力。内部产生的会计资料包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等；外部系统涵盖核算系统（费控系统、资金系统等）、业务层（银行回单、银行流水、进项发票等）。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等环节。在多源采集方面，接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；手动采集可自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还能通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

核心亮点铸优势

合思档案的文档电子化解决方案拥有多个核心亮点。其大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，能支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

价值赋能各角色

合思档案的文档电子化解决方案为不同角色带来了显著价值。对于 CEO/高管而言，能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务，可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，能实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

从企业整体来看，合思档案是实现企业全面数字化的“最后一公里”，能显著降本增效，是闭环全量业财系统的“连接器”，让数据“活起来”，实现资源重组，使企业效益最大化。

典型场景展实力

合思档案的文档电子化解决方案在多个典型场景中展现出强大实力。在数电票场景下，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

在实物档案管理场景中，在“纸电混合”阶段，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

在档案调阅场景，多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索；一站式预览可智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；还支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务。

在档案移交、鉴定、销毁场景，实现全流程线上化管控，电子 + 实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册；档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源；档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。

成功案例证成效

多个成功案例证明了合思档案文档电子化解决方案的显著成效。某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化程度提高，企业成本降低，数据指标显示关联匹配效率大幅提升。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，取得了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策的成效，如提高了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，大幅节省了总成本，提高了档案匹配和查询效率。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，形成了以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和以电子借阅为主的简便高效模式。

独特定位赢市场

合思创立于 2014 年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。合思档案拥有多项技术和认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点 100%成功验收等，具备强大的技术实力和合规性保障。

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供广泛而优质的服务。

合思档案的文档电子化解决方案具有创新性和全面性，如领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求，在数据处理、档案关联、合规检测等方面有独特的优势。

合思档案的文档电子化解决方案能帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能让每一个企业都更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想开启高效财务档案管理之旅，不妨拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站、关注微信公众号和小程序联系合思，还可免费试用合思档案的文档电子化解决方案。