在企业发展的长河中，数字化转型已成为众多企业谋求突破与发展的关键路径。北京动力源科技股份有限公司，一家在电源行业熠熠生辉的企业，其数字化转型的故事尤其值得我们深入探究，特别是在差旅行程管理方面。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。这家拥有约2400名员工、8家子公司、全国30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构的企业，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心，使用部门众多，包括营销中心、人力资源部、财经管理部、IT管理部、战略管理部、生产中心等。随着企业规模的不断扩大，动力源在财务数字化尤其是差旅行程管理方面的需求日益凸显，同时也面临着诸多亟待解决的问题。
传统模式困境：差旅行程管理痛点重重
在财务数字化转型之前，动力源的差旅行程管理深陷传统模式的泥沼，存在着诸多痛点。
首先，大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端丛生。自2011年开始，动力源踏上了漫长的系统自研之旅，虽然实现了部分操作流程的线上化，但整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，与预期的数字化效果相去甚远。在差旅行程管理中，员工申请差旅、报销等流程在各系统间频繁切换，体验极差。
其次，多系统操作体验差，手工录入合规难。员工的申请单需要在不同系统中提交，报销数据还得由财务手工录入系统。发票的验真、查重工作也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们在差旅行程管理的关键环节上难以投入更多精力。
再者，系统割裂、数据分散、信息滞后是另一个严重的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握差旅行程管理的相关数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
最后，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，差旅行程管理涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了差旅行程管理的难度。
合思方案破局：重塑差旅行程管理格局
面对动力源在差旅行程管理方面的重重困境，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
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系统集成：打破差旅行程管理数据孤岛
合思通过将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，以及将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了数据孤岛，让差旅行程管理中的各类数据能够顺畅流通，告别了多系统繁复操作的时代。员工在进行差旅申请和报销时，无需再在多个系统间来回切换，操作变得更加便捷高效。 -
无需报销：颠覆差旅行程管理流程
合思的“无需报销”模式为动力源的差旅行程管理带来了颠覆性的变革。业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费的合规性。财务部门统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作不仅简化了差旅行程管理的流程，还提高了财务工作的准确性和效率。 -
强大连接能力：加速差旅行程管理数据流转
合思的系统具有强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，极大地加快了差旅行程管理中业务处理和数据统计的效率。
方案实施之路：步步为营优化差旅行程管理
合思团队与动力源紧密合作，有条不紊地推进解决方案的实施，以优化差旅行程管理。
首先，合思团队对动力源现有的系统和业务流程进行了全面梳理和分析。他们深入了解动力源在差旅行程管理方面的现状、问题和需求，为后续的实施工作奠定了坚实的基础。
接着，依据梳理结果，合思团队进行了系统集成的配置和开发。他们将HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，实现了数据的互联互通。在这个过程中，技术人员克服了各种技术难题，确保了系统集成的顺利进行。
然后，为了让动力源员工能够熟练使用新的差旅行程管理流程和功能，合思为员工开展了全面的培训。培训内容涵盖了无需报销等新流程的操作方法、系统的使用技巧等方面，使员工能够快速适应新的工作模式。
最后，在实施过程中，合思团队不断进行测试和优化。他们对系统的稳定性和流程的顺畅性进行了反复测试，及时发现并解决出现的问题。通过持续的优化，确保了差旅行程管理系统能够高效、稳定地运行。
转型成果彰显：差旅行程管理焕然一新
经过合思解决方案的实施，动力源在差旅行程管理方面取得了显著的成果和效益。
在操作体验上，多系统集成实现了数据互通，全面革新了差旅行程管理的操作体验。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了工作积极性。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再花费大量时间在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力，从而能够将更多精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算规划等，进一步提升了差旅行程管理的质量。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以在多渠道进行同屏比对，选择最优方案，并且全场景无需垫资，减轻了员工的经济负担。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务工作实现了质的飞跃，为动力源的差旅行程管理提供了更加坚实的保障。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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