在国内家居行业的璀璨星空中，金牌橱柜家居科技股份有限公司宛如一颗耀眼的明星。自1999年成立以来，它便专注于高端整体厨柜及定制家居领域，凭借卓越的品质和创新的设计，成为了国内该领域的专业服务商。其拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，在行业内具有举足轻重的地位和广泛的影响力。今天，我们就来深入了解一下金牌橱柜在会计档案管理方面的变革之旅，以及合思电子存档平台在其中发挥的关键作用。
档案管理困局待解
在会计档案管理方面，金牌橱柜曾面临着诸多挑战。以往，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分别存储在不同的系统中，形成了一个个数据孤岛。档案数据难以有效利用，财务人员不得不逐一打印相关资料，然后通过手工方式进行匹配、组装、装订，最后上架保存。
公司的财务流程规定，会计档案在财务部门临时保管1年后，需移交至综合档案管理部门，存放在独立的档案室中。而且，一直以来都是以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，工作量巨大。
从具体的数据来看，金牌橱柜每年的记账凭证量高达2198061张，业务单据量为494949张，银行回单量达177744张，发票量也有123247张。光是装订匹配这些档案，预估每年就需要耗费66天的时间；查找档案更是耗时费力，每年预估需要30天。同时，打印成本每年高达180000元，存储空间成本也达到了90000元，还有其他打印成本100000元。如此高昂的时间和成本投入，让金牌橱柜的会计档案管理陷入了困境。
合思方案精准破局
面对金牌橱柜在会计档案管理方面的难题，合思电子存档平台提供了一套全面而有效的解决方案。
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统一存储 打破孤岛
合思电子存档平台打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四类重要的会计资料进行整合，实现了统一存储。在这个平台上，所有的档案都按照统一的标准进行管理，无论是从数据的录入、分类，还是存储方式，都实现了标准化和规范化。这就好比将原本散落在各处的珍珠串成了一条美丽的项链，让数据的管理更加有序和高效。 -
完整证据链 业财一体穿透
该平台搭建了会计资料之间的紧密关系，形成了以业务为核心的完整证据链条。通过这种方式，实现了业财一体的双向穿透。财务人员可以从业务的角度深入了解财务数据的来源和去向，业务人员也能够清晰地看到财务数据对业务的影响。这种深度的融合，让企业的财务管理更加科学和精准。 -
数据共享 便捷查阅
合思电子存档平台以聚合化、结构化、业务化的方式呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。用户只需在平台上输入相关关键词，就可以快速定位到所需的档案信息。这种便捷高效的查阅方式，大大节省了查找档案的时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化 降本增效
对于海量的银行回单，合思电子存档平台实现了自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了数据处理的准确性和及时性。通过电子化管理，企业可以更加轻松地应对银行回单的管理工作，实现降本增效的目标。
精心实施 稳步推进
合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，与金牌橱柜展开了深入的合作。在项目实施过程中，合思采取了一系列严谨而有序的步骤。
首先，合思团队与金牌橱柜的相关人员进行了多次深入沟通，全面了解了金牌橱柜在会计档案管理方面的具体需求和业务流程。通过详细的调研和分析，为金牌橱柜量身定制了一套符合其实际情况的解决方案。
接着，按照解决方案的规划，合思团队逐步对金牌橱柜的会计档案管理系统进行改造和升级。这包括系统对接和数据迁移等重要工作。在系统对接过程中，合思团队确保了电子存档平台与金牌橱柜现有的各个业务系统能够无缝衔接，实现数据的流畅传输。在数据迁移方面，团队采用了先进的技术和方法，确保了数据的准确性和完整性。
为了让金牌橱柜的财务人员能够熟练使用新的会计档案管理系统，合思还组织了专业的系统操作培训。培训内容涵盖了系统的各个功能模块，从档案的录入、查询到管理，都进行了详细的讲解和实际操作演示。通过培训，财务人员能够快速上手，提高了工作效率。
在整个项目实施过程中，合思团队持续跟进项目进度，及时解决出现的问题。无论是技术难题还是业务流程上的调整，合思团队都能够迅速响应，提供专业的解决方案。正是这种认真负责的态度，保障了项目的顺利推进。
显著成果 效益凸显
经过一段时间的实施和应用，金牌橱柜在采用合思电子存档平台后取得了显著的成果和效益。
在时间效率方面，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持等。
在成本节约方面，预估每年可节省总体成本30万以上。这不仅包括打印成本和存储空间成本的减少，还包括人工成本的降低。通过提高工作效率，企业可以减少不必要的人力投入，实现资源的优化配置。
在档案合规性方面，档案合规性达到了100%。合思电子存档平台严格遵循国家相关法律法规和企业内部的管理制度，确保了会计档案的安全性和合规性。这为企业的财务管理提供了坚实的保障，避免了因档案管理不善而带来的风险。
高度评价 携手前行
金牌橱柜的财务负责人对合思电子存档平台给予了高度评价。他表示，合思的解决方案极大地提高了会计档案管理的效率和准确性，节省了大量的时间和成本。新的会计档案管理系统操作便捷，数据共享和查阅功能让工作变得更加轻松，业财一体的双向穿透也为企业的财务管理提供了有力支持。
合思的服务团队专业、负责，在项目实施过程中给予了及时的帮助和指导，确保了项目的顺利上线和运行。与合思的合作是一次非常成功的合作，未来希望能够继续深化合作，共同推动企业的数字化转型。
行动号召 免费试用
合思作为领先的财务数智化服务提供商，已经帮助众多企业如金牌橱柜实现了会计档案管理的数字化转型，取得了显著的降本增效成果。如果您的企业也面临着会计档案管理的难题，不妨选择合思电子存档平台，让我们携手实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。立即拨打我们的电话400 – 105 – 6505或访问网址www.hosecloud.com，了解更多合思电子存档平台的信息和成功案例，还可以免费试用我们的平台，开启会计档案管理的新时代。
