在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，仍亟待解决。
传统财务档案管理方式在电子凭证时代显得捉襟见肘，存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且还存在档案遗失的情况。纸质档案受限于时间和空间，查找起来耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。高新兴科技集团的报销、采购付款等业务流程，需要进行打印、整理、装订及归档，不仅占用库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐，而且电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。海亮教育科技服务集团企业业务、财务系统众多且互相独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和合规性，报销流程数字化转型迫在眉睫。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全面的电子会计档案管理解决方案。
合思档案：财务数智化的领航者
合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下的核心产品，是全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。
2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生。2020年，该产品全面面向市场，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，成为行业内的第一批开拓者。2023年，“易会档”升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践。2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。作为专精特新企业，合思成立以来累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供全方位、本地化的服务支持。
核心功能：开启高效档案管理新时代
合思档案的功能蓝图涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个环节，包括采集、制、管、用四个核心部分，相比传统方式具有显著优势。
在档案采集环节，合思档案具备开放式接口互联和自主采集的特点。通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现了大文件自动切割和数电票自动化解析。这使得企业能够快速、准确地采集各种电子凭证，无需人工干预，大大提高了采集效率。
档案制档环节，合思档案实现了智能关联和自动组装。系统能够自动进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的准确性和合规性。同时，智能关联功能使得相关的单据、发票和凭证能够自动匹配，减少了人工确认的时间和错误。
档案管理方面，合思档案做到了精准权限管控和档案目录灵活扩展。水印管理和档号符合国标要求，确保了档案的安全性和规范性。企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的访问权限，保护档案信息的安全。
在档案利用环节，合思档案提供了多维检索和一站式预览功能。支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据。这使得企业能够快速、准确地查找和利用档案信息，提高了工作效率。
自动化归档是合思档案的一大亮点，它告别了重复性的人工工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。这充分体现了合思档案在降本增效方面的显著优势，有力推动了报销流程数字化转型。
行业应用：多领域见证卓越成效
合思档案在不同行业都有广泛的应用，为企业带来了显著的价值。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了惊人的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过报销流程数字化转型，企业的财务管理效率得到了极大提升。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了财务管理的准确性和及时性。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。企业的财务管理更加规范、高效，为企业的发展提供了有力支持。
数字阅读行业的帆书实现了全量财务档案数字化存储，电子和实物档案高度关联。仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。这使得企业的财务管理更加便捷、高效，提升了企业的竞争力。
在当前的经济环境下，企业面临着诸多挑战，报销流程数字化转型成为企业提升竞争力的关键。合思档案具有强大的功能和显著的效果，能够帮助企业解决传统财务档案管理的痛点，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推动企业财务数智化转型。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现报销流程数字化转型，不妨选择合思档案。现在拨打400 – 105 – 6505，或访问网址www.hosecloud.com ，扫描二维码了解合思档案和更多案例。您还可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷与高效。未来财务用合思，让有限更有效。
