在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务管理正经历着深刻变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这无疑为企业财务档案管理带来了全新挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合时代，企业在传统档案管理中面临着诸多痛点。企业高管们头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地巨大，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据量大的泥沼，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员出差、招待后的报销流程也十分繁琐，纸质票据需要留存再上交，耗费了大量时间。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，数据存储仍依赖线下载体。
为了解决企业档案管理的这些痛点，合思档案应运而生，提供了一套领先的电子归档解决方案。
一站式破局：合思档案整体解决方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，能够提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员来说，合思档案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
在面对外部审计时，合思档案更是展现出强大的优势。审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。
核心功能大揭秘：合思档案优势尽显
合思档案的电子归档解决方案具有诸多核心功能，相比传统档案管理方式优势明显。
智能采集功能方面，外部生态通过规则引擎、业务映射等实现入库核查等操作，内部通过EAI插件、API接口等方式采集数据，还支持人工补录和采集任务。预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务提供身份调查、全文检索等功能，还有实物管理方案。
在智能制档上，规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，能减少90%的人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。字段映射能让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
档案管理方面，权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
多场景应用：合思档案成功案例风采
合思档案的电子归档解决方案在不同类型企业中都有出色的应用，下面我们来看几个成功案例。
在年单据量达2.6亿的企业中，企业面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务+财务数据穿透联查，企业成本降低等。
对于共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
在多系统数据互联的企业中，企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、应收尽收，业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W+/年。
在中国最大的K12民办教育集团之一的案例中，企业在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、完成业务证据链搭建，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。
合思档案帮助众多企业解决了“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多知名企业如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等都对合思档案给予了高度评价，认可其在提升管理效率、降低成本、响应政策等方面的作用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案的电子归档解决方案是企业实现档案数字化管理的优质之选。如果您也想解决档案管理难题，实现数字化转型，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
