在我国，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措无疑宣告着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，电子凭证在实际应用中仍面临着诸多难题。接收难、报销难、入账难、归档难等问题，如同横亘在企业面前的最后一公里障碍，亟待解决。传统财务档案管理模式更是暴露出了众多痛点。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，常常需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也时有发生。纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。对于一些企业来说，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。COMMUNE 幻师每年仅档案耗材、打印、存储成本就高达 53323 元。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。在这样的背景下，解决企业财务档案管理问题，实现数字化成本控制，变得尤为紧迫。
数智先锋合思推出档案管理平台
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地察觉到了企业的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。作为专精特新企业，合思自成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。公司分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，成功实现了降本增效、合规经营和低碳运营，有效实现了数字化成本控制。
合思档案核心功能亮点突出
合思档案具有诸多核心功能亮点，在财务档案管理方面优势显著，为企业的数字化成本控制提供了有力支持。
它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理。其管理流程涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。在智能采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，利用外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等进行数据采集。同时，它还具备大文件自动切割·数电票自动化解析的能力。
档案制档时，合思档案能够智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。在档案管理方面，它具备精准权限管控·档案目录灵活扩展的特点，采用水印管理·档号符合国标要求。档案利用则可实现多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，还能进行实物混序归档·可视化盘点档案数据。
企业应用合思档案收益显著
企业使用合思档案能在成本、效率、合规等方面获得显著收益，有力地实现了数字化成本控制。
自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年 20 万凭证、40 万回单、拥有 30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达 30 万元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14235 元，年节约人力成本 24000 元，年总节约成本达 338910 元。
许多企业在使用合思档案后，效率得到了大幅提升。高新兴科技集团的归档效率提升了 90%；中文天地出版传媒的财务档案归档效率提升了 72%，员工报销效率提升了 90%。同时，合思档案能够保证财务档案的合规性。金牌橱柜家居科技股份有限公司实现了档案合规性 100%；中文天地出版传媒通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证了档案原生存储的安全合规。
合思档案多业务场景应用广泛
合思档案在不同业务环节都有着广泛的应用，能够在各个场景中助力企业实现数字化成本控制。
在报销场景中，员工无需打印任何单据。云南菜品牌连锁经营企业的员工反馈：“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷。”
审计场景下，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。好想你健康食品股份有限公司通过这种方式，有效提升了审计效率。
档案查阅场景中，合思档案的多维检索能力可满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，让一切一目了然。云南菜品牌连锁经营企业的财务档案利用便捷，多维检索能力充分满足了多场景查询需求。
在业财融合场景，合思档案可提高总部与门店业财融合效率。云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，将总部与门店业财融合效率提高了 80%。
多行业客户成功案例彰显实力
合思档案在多个不同行业都有成功的应用案例，充分展示了其广泛的适用性和实际效果，为不同行业的企业实现数字化成本控制提供了有力的参考。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，能够一键联查，工作效率得到有效提升。自动组装功能让审计变得便捷，借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。该方案收益显著，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少了 50%的人力成本，提高了效率，资产化深度分析档案数据，满足了内审需求。方案实施后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证。搭建的业务证据链完整，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装。方案收益为档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达到 100%。
帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据。方案实施后，仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案已经助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，有效实现了数字化成本控制。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。未来财务用合思，让有限更有效。
如果您的企业也想把握电子凭证数字化转型机遇，实现降本增效等目标，不妨扫描二维码了解合思档案，或拨打联系电话 400 – 105 – 6505，访问网址 www.hosecloud.com，了解更多案例。现在还可以免费试用合思档案，开启您的财务数字化管理新篇章。
