合思数字化档案系统：开启企业财务数智化转型新篇章

在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。

然而，企业在电子凭证管理方面仍面临诸多挑战。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题亟待解决。传统的纸质档案管理方式更是问题重重。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且还难以避免档案遗失的情况。纸质档案受时间和空间的限制，查找时耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。同时，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。COMMUNE幻师档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，且档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患。

面对这些痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字化档案系统——合思档案。

全流程解决方案：一站式破解行业难题

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

该数字化档案系统能实现档案数据的自动采集。通过生成式接口，它可以自动采集档案数据，并连接NCC、U9、OA、CBS等系统。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。

合思档案支持电子凭证的采集、验签、解析、校验，可自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。它还能实现文件传输、邮件短信、系统直联等功能，同步原始凭证信息至档案服务。此外，该系统提供电子会计凭证开具端和接收端的多种解决方案。开具端涵盖国税总局、银行、国铁集团、航空公司、中央部门等各类电子凭证；接收端包括企业OA、接口直联、随手记录发票等多种方式，支持发票重复报销核销、财务预算统计、自动生成凭证等业务应用环节。

核心功能亮点：打造高效档案管理体系

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个环节。智能采集可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行；预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等。

其档案采集具有开放式接口互联·自主采集的特点，大文件自动切割，数电票自动化解析。档案制档能智能关联·自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。档案管理可精准权限管控，档案目录灵活扩展，进行水印管理，档号符合国标要求。档案利用支持多维检索·一站式预览，在线借阅，异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。

合思档案有着丰富的成长历程。2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）。2021年聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过。2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。

该数字化档案系统的业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层可辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。

用户收益显著：降本增效合规并行

使用合思档案这一数字化档案系统能为用户带来诸多收益。自动化归档让企业告别重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案方案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。

该系统帮助企业实现降本增效，节约的成本类型包括耗材成本、存储成本、人力成本等。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本338,910元。

在提升工作效率方面，合思档案也表现出色。云南菜品牌连锁经营企业使用该系统后，总部&门店业财融合效率提高了80%，财务提效90%。海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升了90%，报销效率提升了300%。

此外，合思档案能确保档案合规性。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升了财务档案管理能力，实现了财务档案数字化。

典型场景应用：满足企业多元需求

合思档案这一数字化档案系统在多个典型场景中发挥着重要作用。

在企业财务日常报销场景中，员工无需打印任何单据，通过合思档案实现线上报销，告别复杂流程，报销不再费神。云南菜品牌连锁经营企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。

在企业审计场景中，合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等，能高效服务于企业内审。高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。

在企业财务数据管理场景中，合思档案可实现档案数据的同源、透明流转，便于企业对财务数据进行监控、分析，为企业决策提供支持。帆书全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据，合思档案助力帆书实现业财一体化&无纸化目标，提升数字化建设水平，满足未来企业全面数字化转型战略需要。

在企业档案存储场景中，合思档案可实现电子档案的高效存储，减少对物理空间的占用。杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案实现工程文件和财务文件从产生、收集、整理、归档、存储、利用到销毁或长期保存的全过程系统化、电子化管理，仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸。

客户成功案例：见证系统卓越价值

众多企业通过使用合思档案这一数字化档案系统，解决了业务痛点，实现了显著的效益提升。

好想你健康食品股份有限公司通过合思档案解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点，实现了打破壁垒、数据同源，自动组装、审计便捷，实物高效管理，减少了大量人工耗时和综合成本。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，提高了效率，资产化深度分析档案数据，满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储凭证、单据、合同、回单等四证，实现业务证据链完整，数据共享、一站式查阅，银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。

帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，财务结账效率提高50%，助力帆书实现业财一体化&无纸化目标。

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”，体现了合思在财务数智化领域的优势和价值。

如果您的企业也想实现财务数智化转型，不妨选择合思档案这一数字化档案系统。现在拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案、了解更多案例，还可免费试用，开启企业财务数智化的新征程。