在科技浪潮风起云涌的今天，企业数字化转型已成为发展的必由之路。北京动力源科技股份有限公司，这家成立于1995年的企业，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，一直走在行业前沿。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就高瞻远瞩地开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅，先后自建费控系统、采购管理系统等。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂，系统壁垒高耸，与预期目标存在较大差距。在这样的困境下，动力源急需一套行之有效的数字化审批解决方案来突破瓶颈。
转型前夜：动力源的财务数字化痛点剖析
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操作体验差合规难
动力源员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，犹如在迷宫中摸索，操作体验极差。而报销数据则需财务人员手工录入系统，这不仅效率低下，还容易出现错误。发票验真、查重等工作也依赖手工完成，假票、错票、重票的情况时有发生，难以有效避免。此外，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无暇顾及更有价值的工作。这种多系统操作体验差、手工录入合规难的问题，严重影响了动力源的财务工作效率和质量。 -
系统割裂信息滞后
动力源的同一个报销信息，审批、预算、差标等管理分散在多个系统中，无法及时联动。这就导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，就像在黑暗中驾驶船只，无法对业务运营及时进行调整和决策。系统割裂、数据分散、信息滞后的问题，使得动力源的财务管理陷入了困境。 -
业务报销模式复杂
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种业务覆盖面广、报销模式复杂的情况，给动力源的财务报销管理带来了巨大的挑战。 -
组织流程繁复难统一
随着公司的发展，动力源的组织架构迅速扩展到全国，这导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。组织架构复杂、各主体流程繁复的问题，进一步加剧了动力源财务数字化管理的难度。
破局之钥：合思数字化审批解决方案登场
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系统集成实现数据互通
合思为动力源提供的数字化审批解决方案，在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为后续的业务流程优化奠定了坚实的基础。通过系统集成，打破了数据壁垒，让数据在各个系统之间自由流动，为动力源的财务管理提供了有力的数据支持。 -
无需报销提升员工体验
合思的解决方案推出了无需报销的创新模式。业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务部门则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种无需报销的模式，不仅简化了报销流程，还提高了财务工作的效率和准确性。 -
强大连接打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据实现跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率。通过打破数据流转壁垒，合思为动力源构建了一个高效、协同的数字化审批环境。
落地生根：解决方案的实施步骤
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系统集成奠定基础
合思数字化审批解决方案的实施，首先从系统集成入手。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保各个系统之间的数据能够准确、及时地流通。这一步骤为后续的业务流程优化提供了坚实的基础，使得动力源的财务管理能够在一个统一的平台上进行。 -
构建无需报销流程
接着，合思帮助动力源构建无需报销的业务流程。明确员工因公消费的免垫资、免开票规则，以及财务的对账、结算和凭证生成流程。通过规范业务流程，提高了工作效率，减少了人为错误，同时也提升了员工的使用体验。 -
对接第三方系统
最后，利用开放接口和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接。确保业务数据能够跨系统同步应用，进一步提高业务处理和数据统计效率。通过与第三方系统的对接，合思为动力源打造了一个更加开放、协同的数字化审批生态系统。
成效显著：解决方案带来的成果与效益
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操作体验全面革新
合思数字化审批解决方案实施后，动力源实现了多系统集成，数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这种显著的成效，让动力源的员工和管理层都感受到了数字化转型带来的巨大优势。 -
员工体验大幅提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，真正实现了轻松消费、便捷报销。 -
财务工作更高效合规
在财务方面，审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。 -
管理决策更精准高效
在管理层面，合思的解决方案实现了事中控制、事后分析的全程管控，让管理者能够实时了解企业经营数据。管理者可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的发展提供了有力的决策支持。
高度认可：动力源的评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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