在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成大势所趋。2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这标志着我国电子凭证改革驶入快车道。然而，传统纸质档案管理却在这场变革中显得力不从心，暴露出诸多痛点。
传统纸质档案接收、报销、入账、归档都困难重重。在管理过程中，工作人员需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失情况时有发生。查找档案还受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，耗费大量时间。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂，而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，难以满足现代企业的管理要求。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的信息化财务操作带来了新的曙光。
合思档案：财务数智化的全面解决方案
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了电子会计档案管理平台——合思档案。它全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过合思档案，企业能够实现信息化财务操作的全面升级，提升财务管理的效率和水平。
核心功能亮点：开启高效档案管理新时代
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全生命周期管理：便捷掌控档案全程
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。智能采集借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保档案的准确收集。预归档服务通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理做好准备。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能，保证档案管理的规范化。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。在信息化财务操作中，这种全生命周期管理模式让企业对档案的掌控更加便捷高效。 -
采集制档：灵活精准一步到位
档案采集具备开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析的特点，能够快速准确地收集各类档案。档案制档可智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的质量和规范性。通过这些功能，企业在信息化财务操作中能够更加灵活精准地处理档案，提高工作效率。 -
管理利用：精细管控高效利用
档案管理能精准权限管控·档案目录灵活扩展，进行水印管理·档号符合国标要求，确保档案的安全性和规范性。档案利用可多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实现实物混序归档·可视化盘点档案数据。在信息化财务操作中，这些功能让企业能够更加精细地管控档案，高效地利用档案资源。
使用收益：显著降本增效
使用合思档案，企业能够实现自动化归档，告别重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的决策提供有力支持。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。在信息化财务操作中，这些成本的节约能够为企业带来实实在在的经济效益。
典型应用场景：满足多样化需求
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企业财务审计：高效助力内审工作
在企业财务审计场景中，合思档案可提供辅助审计功能。多维检索条件能快速定位所需档案，通过档案关系实现凭证、发票、回单、业务单据等组合式穿透预览，高效服务于企业内审。在信息化财务操作中，这种功能能够大大提高审计工作的效率和准确性，为企业的合规经营提供保障。 -
企业日常报销：提升报销效率
在企业日常报销场景中，员工可通过企业OA接收电子凭证，进行原文附件存档、接口直联、随手记录发票等操作。发票重复报销核销可自动进行价格分离和审批，还能实现财务预算统计和自动生成凭证，大大提升报销效率。在信息化财务操作中，这种便捷的报销方式能够让员工和财务人员都受益，提高企业的整体运营效率。
客户成功案例：实力见证价值
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好想你：大幅减少人工耗时
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在信息化财务操作方面，合思档案帮助好想你实现了高效的档案管理，提升了财务管理的效率和效益。 -
COMMUNE幻师：显著节约成本提升效率
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。通过合思档案，COMMUNE幻师在信息化财务操作中取得了显著的成果，实现了降本增效的目标。 -
云海肴：全面无纸化管理
云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%，100%的合规降本。在信息化财务操作中，合思档案帮助云海肴实现了财务管理的全面升级，提高了企业的竞争力。 -
金牌橱柜：精准提升档案管理效率
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。合思档案为金牌橱柜的信息化财务操作提供了有力支持，让企业的档案管理更加精准高效。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也有财务数智化需求，希望在信息化财务操作中实现降本增效等目标，不妨选择合思档案。现在扫描二维码或拨打联系电话400 – 105 – 6505，登录网址www.hosecloud.com，即可免费试用合思档案，了解更多案例，开启企业财务管理的新篇章。
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