在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务领域的重要趋势。随着数电票试点的迅速铺开以及电子凭证会计数据标准的发布，会计管理模式正经历着全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，电子凭证全面数字化应用并非一帆风顺，企业面临着多重数字鸿沟。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业带来了全新的财务数字化解决方案。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，成功实现降本增效、合规经营和低碳运营。
世界 500 强旗下教育服务品牌的差旅费报销困境
某世界 500 强旗下教育服务品牌，在企业运营过程中，差旅费报销及相关财务流程面临着诸多痛点。
企业业务系统和财务系统众多，且相互独立，数据无法实现互通。这导致结构化数据提取困难，尤其是在差旅费报销涉及的电子发票处理上，打印、查重、验伪等工作耗时费力，还浪费大量纸张。
实物存档方面，占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且档案损坏时有发生，这使得企业面临着合规风险。差旅费相关的票据和凭证等实物存档管理难度大，一旦出现损坏，可能影响报销和财务记录的准确性。
不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错。差旅费报销需要将发票、外部附件、凭证、账簿、报表等进行装订，要求高且费时费力。在装订过程中，稍有疏忽就可能导致信息缺失或错误。
实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。差旅费相关档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低。员工在查找差旅费报销相关凭证时，往往需要花费大量时间在堆积如山的纸质档案中寻找，影响工作效率。
合思量身定制的差旅费报销解决方案
全生命周期电子化档案管理搭建数字桥梁
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。其档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口 40 种 + ，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入即可介入，真正实现档案应收尽收。对于差旅费报销相关的各类凭证和数据，都能通过这些接口进行有效的收集和管理。
接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式。员工在进行差旅费报销时，可以通过扫描电子发票、上传相关附件等方式，将数据及时准确地录入系统，方便快捷。
自动化归档开启高效报销之旅
合思的解决方案实现了自动归档功能，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列功能。在差旅费报销方面，系统能够自动对报销凭证进行分类和组单，进行真实性、完整性、合规性和可用性检测，确保报销数据的准确无误。同时，电子档案管理功能方便员工和财务人员随时查阅差旅费报销记录，提高工作效率。
会计类档案管理范围广泛，涵盖内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。差旅费报销涉及的各类凭证和单据都能在系统中得到有效的管理，形成完整的财务档案体系。
合思方案带来的差旅费报销显著成果
线上单套制管理简化报销流程
通过合思的解决方案，该企业年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，提高了差旅费报销的工作效率。员工无需再像以往那样繁琐地整理和提交纸质报销凭证，只需在系统中上传相关数据即可完成报销申请，财务人员也能更快速地进行审核和处理。
多维度查询与电子借阅提升报销体验
档案多维度穿透查询功能，让员工和财务人员能够快速准确地查找差旅费报销相关的档案信息。以电子借阅为主的方式简便高效，员工可以随时随地通过系统借阅差旅费报销档案，无需再受限于物理档案的借阅规定，提高了档案的利用率和报销的便捷性。
自动化率提升与人力成本优化
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在差旅费报销方面，自动化的流程大大减少了人工操作的时间和错误率。即使企业规模翻倍扩张，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务人员可以将更多的时间和精力放在数据分析和决策支持上，而不是繁琐的报销审核和档案管理工作。
成本节约与未来展望
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，差旅费报销等财务流程将更加高效、便捷。
合思解决方案优势与电子凭证数字化转型展望
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。在差旅费报销方面，员工可以通过线上平台进行差旅申请、商旅线上订购等操作，线下使用易商卡进行消费支付，整个流程更加便捷高效。这不仅推动企业优化经济业务流程，还助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
电子凭证数字化转型必然会推动无需报销迈向 L5 级。企业以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，更有利于推动企业内外数据共享。在差旅费报销领域，数字化转型将使得报销流程更加透明、高效，减少人为干预和错误。
合思具有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等 20 多项功能，还提供定制化服务、灵活定价模式等。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，有良好的口碑和市场反响。
如果您的企业也想在差旅费报销等财务流程上实现数字化转型，提升工作效率和管理效能，不妨拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多，还可免费试用合思的财务数智化解决方案，开启企业财务新未来。
