在数字化浪潮席卷的当下，电子会计档案数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2025年数电票将实现全覆盖，这让企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。加强信息化建设，适应“数字化凭证时代”，成为企业的当务之急。
合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，在这场变革中应运而生。企业在数字化推行过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍存在诸多难题，比如纸质文件储存和数据存储线下载体问题。而合思档案能够保证档案的原生性，助力企业实现全面数字化。
合思档案始终秉承以客户为中心的服务理念，为7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人提供专业服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。它还是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
政策市场双驱动，报销成本控制需求凸显
- 政策东风，推动电子档案发展
政策层面，多个重要文件肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力。2016年的《会计档案管理办法》，2020年的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等，这些政策文件如同强劲的东风，有力地推动了电子会计档案管理的发展。从部门规章到国家法律，全面认可了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，这为企业的数字化建设奠定了坚实的政策基础。 - 数电票扩张，报销成本控制刻不容缓
如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票正以前所未有的速度快速扩张。企业在这样的大环境下，迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。同时，企业在数字化建设中对电子会计档案的需求日益增长，而报销成本控制也成为企业关注的焦点。
传统档案管理痛点多，报销成本居高不下
- 高管之痛：成本高占地大，数据难分析
企业高管在传统档案管理中面临着诸多难题。纸质档案管理成本高昂，不仅纸质凭证输出的耗材成本高，而且档案室、档案柜等存储空间需求大。此外，档案数据未进行有效的汇总整理，难以进行分析利用，这对于企业的决策和报销成本控制都带来了极大的困扰。 - 财务之苦：数据处理繁琐，热情降低
财务人员在传统档案管理中需要处理大量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。这使得财务人员的工作热情降低，同时电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段，进一步影响了报销成本控制的效率。 - 业务之烦：报销流程繁琐，风险难控
业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费大量时间。而且还存在不可抗力导致纸质档案损坏的风险，这不仅增加了报销成本，也给企业的财务管理带来了不确定性。 - 隐形成本：手工装册重复，查询调阅低效
传统档案管理存在着较高的隐形成本。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，数据不能得到有效的利用，这都导致了报销成本的增加。
合思档案策略优，全面解决报销成本难题
- 多元方案，满足不同场景需求
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+ 六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，从而有效控制报销成本。 - 融合服务，助力不同角色决策
合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供针对性解决方案，助力企业决策数智化、提升工作效率、实现档案外审在线化等，为报销成本控制提供了有力支持。 - 闭环管理，提供全方位服务
合思档案实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。从业务流转到档案利用的各个环节，都有相应的功能和管理措施，为企业提供了全方位的档案管理服务，有助于企业更好地进行报销成本控制。 - 涵盖多方，解决各类管理问题
合思档案的解决方案涵盖了大数据、档案扩展、费控、业务、数电票、实物备查等多个方面，能够全面解决企业在档案管理中的各种问题，进而有效降低报销成本。
核心模块功能强，精准把控报销成本
- 智能采集模块：多源数据轻松汇聚
智能采集模块支持多源采集。通过自动生成式Open API实现跨系统数据集成，预制系统连接器可以自动获取业财系统的会计资料，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，可对单张PDF大文件进行智能切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为报销成本控制提供了丰富准确的数据来源。 - 智能制档模块：关联匹配高效精准
智能制档模块通过规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、类别的核心会计凭证，减少90%的人工匹配工作量。同时可进行字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析，有助于提高报销成本控制的效率。 - 档案管理模块：权限灵活规范有序
档案管理模块具备强大的权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，确保报销成本控制的规范性。 - 档案应用模块：多维检索便捷高效
档案应用模块提供多维检索功能，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索和批量检索。实现一站式预览和穿透联查，搭建多种类型组合关系结构树，告别数据割裂问题。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁及线下实物管理等功能，为报销成本控制提供了便捷的查询和管理手段。
竞争优势显著，报销成本控制更出色
- 合规性强：政策要求严格遵循
合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，满足国家相关政策要求，实现归档即合规。它具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为企业的报销成本控制提供了合规保障。 - 自动化高：人工介入大幅减少
合思档案拥有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现100%自动归档。如电子档案自动组装、关联匹配等，大大提高了工作效率，降低了报销成本控制的人力成本。 - 连接广泛：异构系统全面集成
合思档案能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它与众多合作伙伴的系统进行集成，为企业实现报销成本控制提供了全面的数据支持。 - 迭代稳定：及时应对市场变化
合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够及时应对数电票等新的管理要求和市场变化，确保报销成本控制的有效性和适应性。
成功案例见证，报销成本控制成效显著
- 某企业：降本增效成果斐然
某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等方案，取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等显著成效。例如，凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，有效控制了报销成本。 - 集团型企业：标准落地低碳环保
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有力地降低了报销成本。 - 某企业：数据共享成本降低
一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案打破数据孤岛，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享。取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效控制了报销成本。 - 教育集团：流程简化效率提升
中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，智能化制档方案搭建业务证据链，电子原文件独立管理确保合规存档，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，从而降低了报销成本。
合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营。在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，值得企业信赖。
合思档案拥有广泛的服务网络，在北京、上海、杭州等多个城市设有服务点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取相关信息，为企业提供便捷的服务。众多知名企业如广东某高校、中交集团、海亮教育科技服务集团等都选择了合思档案，取得了良好的应用效果。企业可以借鉴这些成功经验，选择合思档案开启档案管理数字化转型之旅，还可免费试用，体验其在报销成本控制方面的卓越功效。
