合思助力企业电子文档处理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于高效电子文档处理的需求愈发迫切。无论是国民经典零食品牌、日均处理大量订单的企业，还是知名头部数字阅读品牌、世界500强旗下教育服务品牌，都在寻求更优的电子文档处理解决方案，以提升管理效率、降低成本、实现数字化转型。接下来，让我们深入了解这些企业的故事，探寻合思如何为它们解决电子文档处理难题。

经典零食巨头的电子文档处理困境

某畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量达2.6亿，拥有覆盖全国的销售版图。多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅成本居高不下。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。在电子文档处理方面，该品牌面临着巨大的挑战，传统的处理方式已经难以满足企业发展的需求。

海量订单企业的报销难题

某主营业务建设覆盖面极广、日均处理3500 + 订单的企业，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。财务手工录入、审批和记账，深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。在电子文档处理环节，报销流程的繁琐和数据的不互通严重影响了企业的运营效率。

数字阅读先锋的财务困境

某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张。数据分散内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。电子文档处理的低效成为了该品牌进一步发展的瓶颈。

教育服务品牌的档案管理之痛

某世界500强旗下教育服务品牌，年均有60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案需要管理。企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。在电子文档处理方面，该品牌急需一套高效的解决方案来提升档案管理效率。

合思为零食品牌定制方案

合思为国民经典零食品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费可通过差旅申请、业务审批后在合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账。档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。通过这种方式，有效解决了该品牌电子文档处理中的流程繁琐、成本高、效率低等问题。

合思为订单企业优化报销

对于日均处理大量订单的企业，合思运用无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。在电子文档处理上，简化了报销流程，提高了数据处理的准确性和效率，让企业的运营更加顺畅。

合思助力数字阅读品牌业财融合

合思借助无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力数字阅读品牌完成业财平台建设，确保财务准确性（审计通过，符合上市要求）和及时性（结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5）。在电子文档处理方面，整合了分散的数据，优化了业务流程，提高了费用管控能力，降低了预算超标风险。

合思为教育品牌实现档案电子化

合思为教育服务品牌采用全生命周期的电子化会计档案管理方案，档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过多种接口传输，实现自动归档，涵盖智能组单、四性检测等功能，管理范围包括内部和外部的各类会计档案。有效解决了该品牌电子文档处理中的数据不互通、管理效率低、合规风险高等问题。

零食品牌方案实施步骤

员工先进行差旅申请和业务审批，然后在合思商城或TMC进行订购，财务进行对账结算，根据线上线下情况进行开票、结算和记账操作，档案管理按照相应级别标准进行处理。通过这一系列有序的步骤，逐步实现电子文档处理的数字化转型。

订单企业方案落地流程

通过合思系统实现申请报销一体化流程，员工提交申请后系统自动处理，采购环节实现集约化，财务核算按照智能化规则进行。在电子文档处理过程中，确保数据的及时准确处理，提高了报销效率和财务管理水平。

数字阅读品牌业财平台搭建

在合思系统的支持下，对业财平台进行建设，整合数据，优化流程，确保财务处理的准确和及时。电子文档处理在这个过程中得到了优化，为企业的发展提供了有力支持。

教育品牌档案电子化实施

通过自动封装接口连接各类异构系统，进行档案数据采集，经过影像支撑、外部设备扫描或人工上传等接口传输方式，将数据导入系统，然后进行智能组单、四性检测等自动归档操作。实现了电子文档处理的自动化和智能化，提高了档案管理效率。

零食品牌实施成果显著

年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。电子文档处理的高效性得到了充分体现。

订单企业降本增效明显

“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工因公消费可同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗，凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者可更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。电子文档处理的优化为企业带来了实实在在的效益。

数字阅读品牌全面提升

增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。电子文档处理的优化让企业在多个方面实现了提升。

教育品牌数字化转型加速

加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。电子文档处理的变革为企业的数字化转型提供了强大动力。

零食品牌高度认可

该企业财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，解决方案可供其他门店企业参考。电子文档处理的优化得到了企业的高度认可。

订单企业赞赏有加

该企业在差旅费管理上经历了从自建系统到与合思合作的转变，与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。电子文档处理的改善为企业带来了良好的体验。

数字阅读品牌期待未来

该企业业务经营数字化程度较高，但财务管理数字化程度相对滞后，引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。电子文档处理的优化为企业未来的发展奠定了基础。

教育品牌成效显著

该企业自2017年建立财务共享中心起，不断推进财务数字化转型，与合思合作建设电子档案系统后，企业财务自动化率达91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据，预计到2024年自动化率将超97%，财务管理效率提升、成本降低效果显著，是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。电子文档处理的创新为企业的发展带来了新的机遇。

在当前经济环境下，企业的数字化转型势在必行。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项主要功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。它提供免费试用，有灵活定价模式，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，还有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，未来还会继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。如果您的企业也想在电子文档处理方面实现数字化转型，不妨拨打400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，通过微信公众号或添加小助手了解更多信息，还可以免费试用合思的解决方案，开启企业数字化转型的新篇章。