出差票据管理新选择：合思档案助力企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮的席卷下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代下的传统纸质档案管理也暴露出诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于纸张、打印等耗材，还需要占用大量的存储空间来存放档案。而且，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这对企业的决策和发展产生了一定的阻碍。财务人员则面临着档案数据量大、整理工作繁琐的问题。他们需要手动逐一匹配、核对确认大量的票据和凭证，工作枯燥且效率低下。对于经常出差的业务人员来说，出差票据管理更是一件头疼的事情。出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间和精力。

传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则体现在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等方面。

不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环，这也为企业解决财务档案管理问题指明了方向。

合思档案正是在这样的背景下应运而生的解决方案。它为企业提供了领先的单套制解决方案及多种场景解决方案，能够满足企业不同场景下的出差票据管理等档案管理需求。

合思档案解决方案：一站式档案管理秘籍

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，宛如一个功能强大的“档案管理秘籍”。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案更是具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，使得财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，为出差票据管理等档案管理提供了更多的灵活性。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让出差票据管理等档案管理更加严谨。

合思档案功能：智能高效的档案管理利器

合思档案的功能涵盖了多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面，是一款智能高效的档案管理利器。
– 多源采集：数据获取的多面手
多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，无论是出差票据还是其他档案资料，都能轻松采集。
– 智能制档：数据整合的魔法师
智能制档通过规则引擎，实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。而且，它还实现了字段映射，查阅便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，为出差票据管理等档案管理提供了强大的支持。
– 档案管理：精细管控的守护者
档案管理包括权限管理和档案目录管理。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，确保出差票据等档案管理的安全性和规范性。
– 档案应用：便捷查询的好帮手
档案应用实现了多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，让出差票据管理等档案查询和使用更加便捷。

合思档案核心亮点：降本增效与合规管理的典范

合思档案具有显著的核心亮点，在降本增效、合规管理、数据价值挖掘等方面表现出色。
– 降本增效：节约成本的能手
合思档案能够显著降低企业的成本，提高工作效率。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率。在出差票据管理等方面，大大减少了财务人员的工作量，让企业能够更有效的“收紧钱袋子”。
– 合规管理：政策要求的践行者
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它满足国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，符合国家政策对电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，实现归档即合规。
– 数据价值挖掘：让数据“活起来”
合思档案真正让数据“活起来”，从数据到决策，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业可以通过对出差票据等档案数据的分析，为决策提供有力支持。

合思档案典型使用场景：满足不同角色需求

合思档案在不同角色的应用场景中都发挥着重要作用。
– CEO/高管：决策数智化的助力者
对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。它能够提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在出差票据管理等方面，帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
– 归档员/财务：高效工作的好伙伴
归档员/财务使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成出差票据管理等档案管理工作，提高档案利用效率。
– 外部审计：在线审计的推动者
对于外部审计来说，合思档案实现了审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，让出差票据等档案的审计工作更加便捷。

合思档案成功案例：实践出真知

合思档案在多个企业的应用中取得了显著成效。
– 某企业：业财一体的成功典范
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，在出差票据管理等方面也有出色表现。
– 某集团型企业：标准化落地的标杆
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，出差票据等档案管理更加规范高效。
– 某企业：成本节约的先锋
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，在出差票据管理等方面节省了大量成本和时间。
– 某教育集团：流程简化的榜样
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难，存储环节实物存档占用空间，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效包括以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，出差票据管理等流程得到了极大的简化。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先的佼佼者

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，具有广泛连接的能力。它能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现100%自动归档。它符合国家政策要求的档案系统，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。它还提供多种创新性解决方案，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案等，在出差票据管理等方面具有明显的优势。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的出差票据管理等档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案在多个企业取得了显著的应用成效，帮助企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效等目标，值得更多企业选择。

如果您想了解更多关于合思档案的信息，企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序等方式。现在，您还可以免费试用合思档案，开启数字化档案管理之旅，让出差票据管理等档案管理变得更加轻松高效。