在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；仅仅一个月后，12 月 1 日民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强有力的信号，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证改革的大潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它宛如一把精准的钥匙，为企业解决会计档案管理难题，提升文件检索效率提供了理想方案。下面，就让我们通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的典型案例，深入了解合思档案的魅力。
金牌橱柜：档案管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司自 1999 年成立以来，便在国内高端整体厨柜及定制家居领域崭露头角。作为专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在企业发展的道路上，会计档案管理却成了一块难啃的“硬骨头”。
在档案整理环节，会计档案犹如散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。档案数据难以有效利用，工作人员不得不逐一打印相关资料，再进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这一系列繁琐的操作，不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误，极大地影响了工作效率。
到了保管环节，财务部门需要临时保管档案 1 年，1 年后再移交至综合档案管理。这种流程不仅增加了档案管理的复杂性，还存在档案丢失或损坏的风险。
而在存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。但随着业务的不断拓展，纸质档案的数量与日俱增，占用了大量的存储空间，同时也增加了管理成本。文件检索效率低下，成为了制约金牌橱柜进一步发展的重要因素。
合思档案：精准定制解决方案
面对金牌橱柜的档案管理难题，合思档案凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了各系统之间的数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合。通过统一的标准和管理方式，将这些重要的会计档案数据存储在一个平台上。这样一来，企业无需再为数据分散而烦恼，所有的档案信息都能在一个地方轻松找到，大大提升了文件检索效率。 -
业务证据链完整：实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条。通过这种方式，实现了业财一体的双向穿透。企业管理人员可以从业务角度快速定位到相关的财务数据，也可以从财务数据追溯到具体的业务活动。这种深度的融合，使得企业的财务管理更加透明、高效，文件检索也更加精准。 -
数据共享：一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的方式呈现会计资料的结构树。用户只需在平台上进行简单的操作，就能快速定位到所需的档案信息。这种一站式的查阅体验，让文件检索变得更加便捷高效。无论是财务人员查询凭证，还是业务人员查阅合同，都能在短时间内完成，大大节省了时间和精力。 -
银行回单无纸化：降本增效新突破
对于海量的银行回单，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面推进无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的存储和管理成本，还提高了数据的准确性和及时性。通过电子化的管理方式，企业可以快速检索到所需的银行回单信息，进一步提升了文件检索效率，助力企业降本增效。
金牌橱柜：使用合思档案成效显著
在引入合思档案后，金牌橱柜的档案管理工作发生了翻天覆地的变化，文件检索效率得到了极大的提升。
在档案匹配方面，耗时减少了 84%。以往需要花费大量时间和人力进行的手工匹配工作，现在通过合思档案的智能算法，能够快速、准确地完成。这不仅提高了工作效率，还降低了错误率。
档案查询耗时也大幅减少了 80%。员工在需要查阅档案时，无需再像以前那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找，只需在合思档案平台上输入关键词，就能迅速找到所需的文件。这种便捷的查询方式，让员工能够更加专注于核心业务，提升了工作的整体效率。
从成本角度来看，预估每年可节省总体成本 30 万以上。这主要得益于合思档案的无纸化管理和高效的工作流程，减少了纸质档案的存储、打印和人力成本。
同时，合思档案严格遵循相关法规和标准，确保了档案的合规性达到 100%。企业无需再为档案合规问题而担忧，可以更加安心地专注于业务发展。
合思档案：优势显著前景广阔
合思档案的优势不仅体现在帮助金牌橱柜解决档案管理难题上，更在于其自身的强大功能和特点。
它实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作。员工只需将相关的档案数据上传至平台，系统就能自动完成归档操作，大大节省了时间和精力。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。管理人员可以实时了解档案的使用情况和流向，为企业的决策提供有力支持。
合思在发展过程中也展现出了强大的实力。自成立以来，已累计融资超 15 亿元人民币。在全国 22 个城市设有直营服务网络，并通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思有足够的能力为更多企业提供优质的服务，帮助它们提升文件检索效率，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
展望未来，随着电子凭证改革的不断深入，企业对电子会计档案管理的需求将越来越高。合思档案凭借其卓越的性能和专业的服务，必将在市场中占据重要的地位。
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