在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临，企业的发票存档与归档工作也面临着全新的挑战与机遇。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势。自2014年创立以来，合思始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘更多净利润。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。为了更好地应对电子凭证数字化转型的需求，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的发票存档与归档工作提供了一站式解决方案。
金牌橱柜：传统档案管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业人数达6000 +。如此庞大的企业规模和复杂的业务体系，使得其发票存档与归档工作面临着诸多挑战。
在传统的管理模式下，金牌橱柜的会计档案散落于各个系统之中，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印凭证、单据、合同、回单等资料，然后进行手工匹配、组装、装订和上架，这一过程耗费了大量的人力和时间。同时，由于以纸质档案管理为主，每年在提供实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率极其低下，而且难以满足审计等工作的需求。这些问题不仅增加了企业的运营成本，还影响了工作效率和合规性。
合思方案：打破壁垒实现高效管理
面对金牌橱柜在发票存档与归档方面的痛点，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 统一存储打破数据孤岛
合思档案将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。通过这种方式，打破了各系统之间的数据壁垒，实现了数据的集中化管理。所有的会计档案都可以在一个平台上进行查询和管理，大大提高了数据的利用效率。
– 搭建关系实现业财一体
合思档案搭建了会计资料之间的关系，以业务为核心构建了完整的证据链条。通过业财一体双向穿透，使财务与业务数据紧密关联。财务人员可以从业务数据追溯到财务数据，也可以从财务数据反推业务情况，实现了数据的深度融合和有效利用。
– 聚合呈现提升查阅效率
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，合思档案实现了数据共享和一站式查阅。用户只需在平台上输入关键词，即可快速定位所需的档案信息，大大提高了查阅效率。无论是财务人员进行审计工作，还是其他部门调阅相关档案，都变得更加便捷高效。
– 自动采集助力无纸化管理
合思档案还实现了海量银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，还减少了人工操作带来的错误和风险。通过电子档案的形式，企业可以更加方便地进行档案的存储、备份和传输，进一步提高了工作效率和管理水平。
显著成果：降本增效合规运营
在采用合思的解决方案后，金牌橱柜在发票存档与归档工作中取得了显著的成果。
– 效率提升节省时间
档案匹配耗时减少了84%，这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。同时，档案查询耗时减少了80%，方便了各部门对档案的调阅和使用，提升了工作协同效率。无论是日常的财务核算，还是应对审计等外部检查，都变得更加轻松快捷。
– 成本降低提高效益
预估节省总体成本30万 + /年，这对于企业来说是一笔可观的经济效益。通过减少人工操作和纸张使用，降低了运营成本。同时，高效的档案管理也有助于企业更好地控制风险，提高资金使用效率。
– 合规保障降低风险
档案合规性达到100%，确保了企业财务档案管理符合相关法规和要求。在电子凭证数字化转型的背景下，合规运营是企业发展的重要保障。合思档案通过严格的权限管理和审计跟踪，确保了档案数据的安全性和完整性，降低了合规风险。
合思优势：引领电子凭证数字化转型
合思电子会计档案管理平台具有诸多优势，为企业的发票存档与归档工作提供了有力的支持。
– 自动化归档告别重复工作
合思档案实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作。系统可以自动识别和分类电子凭证，按照预设的规则进行归档，大大提高了工作效率。财务人员只需关注异常情况的处理，节省了大量的时间和精力。
– 便捷利用高效流转
档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转。用户可以通过多种方式查询和调阅档案信息，如按时间、业务类型、关键词等进行检索。同时，档案数据可以在不同部门之间进行实时共享和流转，便于监控和分析。
– 推动转型打造数智新局面
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。未来，会有更多企业受益于电子凭证数字化转型，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
在电子凭证数字化转型的时代浪潮中，合思电子会计档案管理平台无疑是企业的最佳选择。它以先进的技术和卓越的服务，为企业提供了高效、合规、便捷的发票存档与归档解决方案。如果您的企业也想在数字化转型中抢占先机，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思。现在拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，让有限更有效。
