在企业发展的长河中，北京动力源科技股份有限公司宛如一颗璀璨的明珠。它成立于1995年，是我国电源行业的先驱者，成为第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心业务板块，凭借卓越的产品质量和技术实力，成为中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商。公司的产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目，在2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。随着企业的不断发展壮大，动力源对财务数字化转型的需求也日益迫切，尤其是在跨部门报销审批这一关键环节，传统模式的弊端逐渐显现。
转型前痛点：跨部门报销审批困境重重
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，这些大量的自研系统却如同一个个独立的“孤岛”，整合难度极大。传统的手工报销模式更是弊端丛生，让跨部门报销审批变得异常复杂。
多系统操作体验差是首要问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，就像在迷宫中寻找出路一样，耗费大量时间和精力。报销数据需要财务人员手工录入，发票的验真、查重也只能依靠手工完成，差标核对等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。
系统割裂也是一个严重的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，在跨部门报销审批过程中，难以做出准确、及时的决策。
动力源业务覆盖面广，主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐不堪。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了跨部门报销审批的难度。同时，动力源组织架构复杂，各主体流程繁复，使得跨部门之间的沟通和协作成本极高，报销审批流程效率低下。
合思解决方案：跨部门报销审批新突破
面对动力源在跨部门报销审批方面的诸多痛点，合思提供了一系列全面而有效的解决方案。
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系统集成打通数据壁垒
合思通过将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，打破了数据孤岛，告别了多系统的繁复操作。在跨部门报销审批过程中，员工无需在多个系统间来回切换，系统能够自动获取相关信息，大大提高了审批效率。同时，实现了订单支出成本的实时归集和统计，让管理者能够及时掌握各部门的费用支出情况，为跨部门报销审批提供了准确的数据支持。 -
无需报销重塑商旅流程
合思的无需报销模式颠覆性地重塑了商旅出行流程，为跨部门报销审批带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，真正实现了消费即合规。在跨部门报销审批时，财务人员无需再进行繁琐的发票审核和费用核对工作，只需统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，不仅提高了报销审批效率，还减少了人为错误，使得跨部门报销审批更加准确、高效。 -
强大系统连接能力
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在跨部门报销审批过程中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人处，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。各部门之间可以实时共享数据，避免了信息滞后和沟通不畅的问题，使得跨部门报销审批更加顺畅。
实施过程：跨部门报销审批变革之路
合思解决方案的实施是一个循序渐进的过程，为动力源的跨部门报销审批带来了深刻的变革。
首先是系统集成阶段。合思团队将HR系统和BPM系统与合思费控进行数据同步，这是整个实施过程的基础。通过数据同步，实现了各系统之间的信息共享，为后续的财务数字化管理和跨部门报销审批奠定了坚实的基础。在这个阶段，合思团队与动力源的IT部门密切合作，确保数据的准确迁移和系统的稳定运行。
接着引入无需报销的模式。为了让员工能够顺利适应新的流程和操作方式，合思为动力源的员工提供了全面的培训。培训内容包括因公消费免垫资、免开票等新流程的详细介绍，以及如何在系统中进行操作等。通过培训，员工逐渐熟悉了新的报销模式，在跨部门报销审批过程中能够更加熟练地操作，提高了报销审批的效率。
最后运用系统连接技术。合思团队运用Open API和自定义流程引擎技术，打通了与第三方系统的数据流转通道，确保业务数据能够及时同步和处理。在跨部门报销审批过程中，各部门之间的信息能够实时共享，审批流程更加透明、高效。同时，系统能够自动根据预设的规则进行审批，减少了人为干预，提高了审批的准确性和公正性。
实施成果：跨部门报销审批成效显著
动力源实施合思解决方案后，在跨部门报销审批方面取得了显著的成果和效益。
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效率大幅提升
员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这意味着员工无需再长时间等待报销款项，能够更加专注于工作。在跨部门报销审批过程中，各环节的处理速度明显加快，大大提高了整个公司的运营效率。 -
成本显著节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员从繁琐的手工录入和审核工作中解放出来，能够将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中。同时，无需报销模式减少了发票管理和费用核对等工作，降低了财务管理成本。 -
员工体验优化
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。在跨部门报销审批过程中，员工无需再为繁琐的报销手续而烦恼，因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提高了员工的满意度和工作积极性。 -
财务管控加强
从财务角度来看，审批有依据，费控更合规，结算更统一。合思的解决方案实现了从手动制作单据到智能制单的转变，财务人员能够更加轻松地进行财务管理和监督。在跨部门报销审批过程中，系统能够自动根据预设的规则进行审批，确保每一笔费用都符合公司的财务制度，提高了财务管理的准确性和规范性。 -
管理决策高效
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。在跨部门报销审批过程中，管理者可以通过系统实时查看各部门的费用支出情况，及时发现问题并进行调整，提高了企业的管理水平和决策能力。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在合思的助力下，动力源成功实现了财务数字化转型和降本增效，尤其是在跨部门报销审批方面取得了显著的成效。
众多像动力源这样的企业在合思的助力下实现了财务数字化转型和降本增效。如果你也想提升企业财务效率、实现精细化管理，尤其是优化跨部门报销审批流程，不妨选择合思，开启财务数字化之旅。现在就可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷和价值。
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