合思档案：引领财务文件归档数字化转型

在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度在各行业扩张。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，这意味着企业的财务文件归档工作正面临着全新的挑战。目前，全国36个省市区已完成数电票试点全覆盖，数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的变化，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”财务文件归档的要求。

在纸电混合时代，企业的传统档案管理模式暴露出诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而烦恼。财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及手动匹配核对所困扰。业务人员在出差、招待后，报销纸质票据的流程也极为繁琐。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用；更存在高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力易导致纸质档案损坏等问题。不过，国家政策对电子会计档案管理给予了大力支持，《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》明确来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力，《会计档案管理办法》规定满足条件的单位内部电子会计资料可形成电子会计档案，且需关注全生命周期管理闭环。

破局之道：合思档案解决方案

合思档案针对企业在财务文件归档管理方面的痛点，提出了全面且具有针对性的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的财务文件归档管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务文件归档利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。

归档员/财务使用合思档案能显著提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成财务文件归档管理，提高档案利用效率。

外部审计借助合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

功能探秘：合思档案的强大模块

合思档案拥有多个强大的功能模块，展现了其卓越的产品能力和服务范围。
– 多源采集功能
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，还提供多种便捷手动数据补录方式，为财务文件归档提供了丰富的数据来源。
– 智能制档功能
会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。此外，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让财务文件归档更加智能高效。
– 档案管理功能
支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，为财务文件归档提供了灵活的管理方式。
– 档案应用功能
支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务便捷，借阅过程透明化，让财务文件归档后的应用更加便捷。

核心亮点：合思档案的独特优势

合思档案具有诸多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。
– 全流程闭环管理
实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足国家档案局相关要求，确保财务文件归档的合规性。
– 便捷调阅与混序归集
具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，打破物理空间限制在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力双碳目标落地，优化财务文件归档体验。
– 大数据解决方案
支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，具备专利技术支撑，为大规模财务文件归档提供了强大的技术保障。
– 实物备查功能
实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，完善财务文件归档体系。

价值体现：合思档案为企业带来的改变

合思档案为企业带来了多维度的价值。
– 显著降本增效
彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，保障管理合规性，让企业更有效地“收紧钱袋子”，优化财务文件归档成本。
– 全链路连接
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，完善企业财务文件归档的信息化链条。
– 数据价值挖掘
让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使财务文件归档后的数据分析更有价值。
– 资源重组与效益最大化
帮助企业在政策推动、合规要求以及当前经济环境下，满足降本增效的目标，是企业数字化建设的必然选择，助力企业通过财务文件归档实现资源的优化配置。

场景应用：合思档案的实际用武之地

合思档案在多个典型场景中都有出色的应用。
– 报销业务场景
在报销业务中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，优化报销环节的财务文件归档。
– 外部审计场景
审计人员可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提升审计过程中财务文件归档的效率。
– 企业高管决策场景
企业高管可通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务文件归档利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营，为企业决策提供有力的财务文件归档数据支持。
– 归档员/财务工作场景
归档员/财务使用合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成财务文件归档管理，提高档案利用效率，让财务人员的工作更加轻松高效。

成功见证：合思档案的实际案例

多个企业的成功案例证明了合思档案的可靠性和有效性。
– 某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，体现了合思档案在大规模财务文件归档中的强大能力。
– 世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，展示了合思档案在复杂企业财务文件归档中的优势。
– 某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，凸显了合思档案在解决企业财务文件归档痛点方面的能力。
– 中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，体现了合思档案在教育行业财务文件归档中的适用性。

市场定位：合思档案的独特地位

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思档案自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的财务文件归档管理需求。此外，它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，符合国家政策要求，保障电子会计档案合规性管理。

合思档案帮助企业解决内外交困的财务文件归档管理问题，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，显著降本增效，让数据发挥价值，实现资源重组，是企业数字化建设的必然选择。合思坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的财务文件归档管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为更多企业提供更优质的电子会计档案管理解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，深入了解客户需求，不断创新产品功能，加强生态合作，推动电子会计档案管理行业的发展，为实现企业全面数字化贡献更多力量。

如果您的企业也面临财务文件归档难题，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站www.hosecloud.com，了解合思档案的更多信息，还可以免费试用，开启企业财务文件归档数字化转型之旅。