在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这场转型之路上也经历了诸多挑战与探索。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之旅，先后自建费控系统、采购管理系统等。然而，理想很丰满，现实却很骨感，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果差距较大。
转型痛点：迷雾重重待驱散
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操作体验不佳合规难保障
在动力源的财务数字化转型进程中，多系统操作体验差、手工录入合规难的问题十分突出。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，浪费了大量时间和精力。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得工作效率低下，合规性也难以得到有效保障。 -
系统割裂数据信息滞后
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时进行调整和优化。数字化发票识别在这样的环境下，也难以发挥其应有的作用，因为数据的分散和滞后导致发票信息难以快速准确地整合和分析。 -
业务复杂报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广、报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式也不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式增加了管理的难度，也容易出现漏洞和风险。数字化发票识别虽然能够在一定程度上提高发票处理的效率，但面对如此复杂的业务场景，也需要更强大的系统支持和流程优化。 -
组织复杂流程统一困难
公司组织架构的迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证。这种组织架构和流程的复杂性，给财务数字化转型带来了巨大的挑战，也使得数字化发票识别的应用受到了限制。
合思方案：精准施策破难题
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系统集成数据同步
针对动力源面临的问题，合思提供了一系列针对性的解决方案。在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的互联互通，为数字化发票识别提供了更准确、更全面的数据基础。 -
无需报销体验升级
合思的无需报销方案为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了工作效率，还降低了人为错误的风险，使得数字化发票识别能够更加高效地运行。 -
系统连接高效协同
合思费控系统连接能力强。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。数字化发票识别在这样的系统环境下，能够更好地与其他业务环节协同工作，实现数据的快速传递和分析。
实施步骤：循序渐进见成效
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数据对接奠定基础
合思的解决方案实施过程有条不紊。首先，将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，实现基础数据和业务数据的对接。这一步骤为后续的系统应用和流程优化奠定了坚实的基础，使得数字化发票识别能够在准确的数据基础上进行。 -
引导使用规范流程
在数据对接完成后，逐步引导员工使用合思费控的无需报销功能，规范因公消费流程，确保消费合规。通过培训和宣传，让员工了解新系统的优势和使用方法，提高员工的接受度和使用积极性。在这个过程中，数字化发票识别也能够更好地融入到业务流程中，发挥其作用。 -
数据共享协同提效
最后，利用系统的连接能力，实现各部门之间的数据共享和业务协同，提高整体工作效率。各部门之间可以实时获取所需的数据信息，进行协同工作，避免了信息的滞后和重复劳动。数字化发票识别在这个阶段能够与其他业务环节更好地协同，为企业的财务管理提供更有力的支持。
实施成果：显著效益展风采
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操作革新效率飞升
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成果。多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。数字化发票识别在其中发挥了重要作用，快速准确地识别发票信息，提高了报销处理的效率。 -
员工体验大幅提升
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短员工填报时间（拍照、扫码、录入），简化报销流程，提升使用体验；员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。数字化发票识别让员工在报销过程中更加便捷，减少了繁琐的操作和等待时间。 -
财务管控更加合规
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低基础工作压力；从手动制作单据到智能制单，节省更多精力做更有价值的工作。数字化发票识别为财务人员提供了准确的发票信息，提高了财务管控的效率和准确性。 -
管理决策更加科学
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。数字化发票识别为管理者提供了更全面、更准确的财务数据，支持管理者做出科学的决策。
动力源评价：高度认可寄期望
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已经帮助众多像动力源这样的企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思，开启高效财务之旅。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身体验数字化发票识别等功能带来的便捷与高效。
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