合思档案：法规遵循工具助力企业财务档案管理升级

在纸电混合时代，企业财务档案管理正面临着重重困境。企业高管们为纸质档案管理的高成本、大占地，以及档案数据难以分析利用而忧心忡忡；财务人员则深陷大量档案数据的整理泥潭，手动匹配核对的工作枯燥又繁琐；业务人员在报销纸质票据时，也常常被繁琐的流程搞得焦头烂额。

企业不仅要承担如纸质凭证输出耗材、档案室和档案柜等高昂的显性成本，还要面对手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用等隐形成本。更令人担忧的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，让企业面临高合规风险。

随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就迫切需要专业的电子会计档案管理平台。而企业在数字化推行过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍无法摆脱纸质文件储存的困扰，无法保证档案原生性，影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。

合思档案解决方案，作为一款强大的法规遵循工具，正是为解决这些问题而生。

合思档案全景方案：法规遵循工具的多元之力

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它就像一个神通广大的连接器，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整无缺，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立起完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。同时，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，让不同档案类型归档接口配置化成为现实。

证据链完整性解决方案是合思档案的一大亮点。通过可视化的规则引擎，它提供了不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，为企业财务合规保驾护航，充分体现了法规遵循工具的重要作用。

核心功能亮点：法规遵循工具的卓越优势

• 多源采集：法规遵循工具的灵活触角
  合思档案的多源采集功能实现了接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入，展现了法规遵循工具的灵活性。

• 智能制档：法规遵循工具的高效引擎
  智能制档功能通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，凸显了法规遵循工具的高效性。

• 档案管理：法规遵循工具的精准管控
  档案管理功能在权限管理上做到了精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还规范预置档号，根据国家档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，发挥了法规遵循工具的管控作用。

• 档案应用：法规遵循工具的多维价值
  档案应用功能实现了多维检索，能满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用丰富多样，包括外部系统调阅，支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口；可视化盘点档案数据，实现档案数据资产化；档案借阅服务，借阅人在线查看，支持下载，管理员借阅过程透明化，一键到期催还，体现了法规遵循工具的多维价值。

用户收益：法规遵循工具的价值体现

使用合思档案，企业能获得显著的收益。在当前经济环境下，它能帮助企业显著降本增效，节约纸张成本和整理成本，提高检索效率，实现档案不打印，真正做到有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。

作为一款法规遵循工具，合思档案让电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它还能让数据“活起来”，真正挖掘档案数据的价值，从数据到决策，为企业决策提供有力支持。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到大幅提升。

典型场景：法规遵循工具的广泛适用

• 数电票场景：法规遵循工具的全流程护航
  在数电票场景下，合思档案作为法规遵循工具，提供了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。它支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保企业在数电票管理上合规高效。

• 实物备查场景：法规遵循工具的创新管理
  在实物备查场景中，合思档案智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联。它服务于实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，展现了法规遵循工具在实物档案管理上的创新能力。

• 大数据场景：法规遵循工具的高效挖掘
  在大数据场景下，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，充分发挥了法规遵循工具在大数据环境下的优势。

• 共享调阅场景：法规遵循工具的精细管控
  在共享调阅场景中，合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，体现了法规遵循工具的精细管理能力。

客户成功案例：法规遵循工具的实践验证

众多企业已经见证了合思档案作为法规遵循工具的强大实力。某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。最终，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化程度提高，企业成本降低，数据指标显示处理效率大幅提升。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策等管理成效，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的法规遵循工具，能助力企业解决财务档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有专业的服务团队和强大的技术支持，能为企业提供优质的财务数智化产品和服务。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味等都选择了合思档案，取得了良好的效果，企业可以放心选择合思档案开启财务档案管理的数字化转型。现在就点击免费试用，体验合思档案带来的卓越管理效果！