审批流程管理新突破:合思助力动力源财务数字化转型

审批流程管理新突破:合思助力动力源财务数字化转型
在当今竞争激烈的商业环境中,企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例,这家成立于1995年的企业,是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块,产品广泛应用于国家重点建设项目,2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而,即便如此优秀的企业,在财务数字化转型和审批流程管理方面也曾面临诸多挑战。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司,为动力源提供了一套卓越的财务数字化解决方案,让我们一同深入了解。

动力源业务困局:审批流程管理难题凸显

动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路,先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。但理想很丰满,现实却骨感。整体流程依旧复杂,系统之间壁垒高筑,与预期的转型效果差距较大。

在日常操作中,多系统操作体验差成为员工的一大困扰。员工提交申请单时,需要在各个系统间频繁切换,繁琐的操作流程让工作效率大打折扣。而报销数据需要财务手工录入系统,发票验真、查重也只能靠手工进行,这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间,使得他们在审批流程管理上难以投入更多精力。

系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息,审批、预算、差标分散在多个系统中管理,无法及时联动。这使得财务制度难以落地,数据报表依赖手工统计,不仅耗时费力,管理者也无法实时掌握数据信息,难以对业务运营及时进行调整,审批流程管理也变得混乱无序。

动力源业务覆盖面广,报销模式复杂,这更是给审批流程管理增加了难度。其主营通讯基站建设,业务人员高频深入全国各乡镇开展项目,报销涉及的事项和发票类型繁多,稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同,进一步加剧了审批流程的复杂性。

合思妙手回春:打造高效审批流程管理方案

面对动力源的种种难题,合思为其量身定制了一套全面的解决方案,有效解决了审批流程管理的痛点。

在系统集成方面,合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步,同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来,实现了订单支出成本的实时归集和统计,为审批流程管理提供了准确的数据支持。审批人员可以在一个系统中获取到全面的信息,大大提高了审批效率。

合思推出的无需报销模式更是为审批流程管理带来了革命性的变化。业务人员因公消费时免垫资、免开票,幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控,确保每一笔消费都合规。财务统一对账,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单,发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档。整个流程无需人工过多干预,审批流程更加顺畅,减少了人为错误和审批延误。

合思费控系统的连接能力强大,采用Open API(开放接口)与自定义流程引擎技术,支持以标准化方式对接第三方系统,打破了数据流转壁垒。在实际应用中,待审批信息能够自动同步到各部门负责人,业务数据跨系统同步应用,加快了业务处理和数据统计效率。审批流程管理不再受限于系统之间的隔阂,实现了数据的高效流通和共享。

分步实施落地:构建稳固审批流程管理体系

合思解决方案的实施过程有条不紊,为动力源构建了一个稳固的审批流程管理体系。

首先进行系统集成,完成HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步。这一步为后续的业务处理提供了基础数据支持,使得审批流程管理有了准确的数据依据。员工信息、订单数据等在系统间实现了无缝对接,审批人员可以在第一时间获取到所需信息,做出准确的审批决策。

接着构建无需报销的流程,让员工在因公消费时遵循免垫资、免开票的规则。系统自动进行消费管控和对账结算等操作,大大简化了审批流程。员工只需专注于业务工作,无需再为繁琐的报销流程烦恼。审批人员也可以将更多的精力放在审核消费的合规性上,提高了审批的质量和效率。

最后利用系统连接能力,通过Open API和自定义流程引擎技术,将合思费控与第三方系统进行对接,实现数据的跨系统流转和应用。这一步进一步完善了审批流程管理体系,使得各个系统之间形成了一个有机的整体。审批信息可以在不同系统间实时传递,避免了信息的延误和错误,提高了企业的整体运营效率。

显著成果展现:审批流程管理效能飞升

合思解决方案的实施为动力源带来了显著的成果,审批流程管理效能得到了极大提升。

多系统集成后,数据实现了互通,操作体验全面革新。员工报销周期从原来的漫长时间缩短了3周,效率提升了300%。员工再也不用在多个系统间来回奔波,提交报销申请变得轻松快捷。审批流程也更加透明,员工可以随时了解报销进度,工作积极性得到了提高。

会计工作量大幅缩减,人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上,基础工作压力大大降低。从手动制作单据到智能制单,财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作,如财务分析、预算规划等,为企业的决策提供更有力的支持。

员工申请单信息自动赋值,聚合消费,同屏比价,极大缩短了员工填报时间,简化了报销流程,提升了使用体验。员工因公消费时可以多渠道同屏比对,全场景无需垫资,消费更加便捷。审批流程管理更加人性化,员工的满意度也随之提高。

财务审批有了更充分的依据,费控更加合规,结算更加统一。财务人员可以根据系统提供的准确数据进行审批,避免了人为因素的干扰。审批流程更加规范,降低了企业的财务风险。

动力源高度评价:认可合思审批流程管理实力

动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示,面对复杂的需求,合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始,未来还要继续结合动力源的业态和组织变化,用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在审批流程管理方面的认可,也证明了合思解决方案的有效性和适应性。

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司,凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的解决方案,已经帮助众多像动力源这样的企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型和审批流程管理的难题,不妨选择合思,现在可以免费试用合思的财务数字化解决方案,让有限更有效。

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captaincaptain
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