在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临，企业的文件归档管理正面临着前所未有的挑战。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设的“短板”亟待补齐。
数电票有着严格的存档要求，须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的文件归档管理需求。
在纸电混合时代，企业不同角色在文件归档管理方面都有着各自的困扰。企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用的问题。财务人员则需手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥又繁复。业务人员报销纸质票据时，流程繁琐且耗费时间。
传统纸质档案管理还存在诸多弊端。从显性成本来看，纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的档案室和档案柜等存储空间。隐性成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用。此外，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。
值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。在这样的背景下，电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案作为解决方案应运而生，为企业的文件归档管理带来了新的希望。
合思档案：多元方案满足企业多样需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位满足企业不同场景下的文件归档管理需求。
单套制解决方案具有显著优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印即可应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案同样出色。它支持自定义档案类型，能够进行全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效文件归档管理。
证据链完整性解决方案则借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，为企业的财务合规提供了有力保障。
合思档案：核心功能铸就管理优势
合思档案具备强大的核心功能，在文件归档管理的效率、合规性等方面表现卓越。
智能采集功能支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等，为企业的文件归档管理提供了多样化的采集途径。
智能制档通过规则引擎自动组装会计档案，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。同时，它还提供辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更直接、分析更高效。
档案管理具备权限管理精准管控功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，为企业的文件归档管理提供了精细化的管理手段。
档案应用实现了电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，极大地提升了企业文件归档管理的查询和应用效率。
合思档案：实际应用彰显卓越成效
合思档案在不同企业的文件归档管理中都发挥了重要作用，取得了显著的实际效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大大提高了文件归档管理的效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。企业实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，同时做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸，有效降低了文件归档管理的成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，显著提升了文件归档管理的效益。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能查找等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，优化了企业的文件归档管理模式。
合思档案凭借其领先的技术和丰富的功能，能够为企业解决文件归档管理的诸多难题，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都选择了合思档案，并且取得了显著的成效。企业可以放心选择合思档案来提升自身的文件归档管理能力。
合思档案在全国多个城市设有服务网络，还拥有500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供及时、专业的服务和支持。如果您想进一步了解合思档案，提升企业的文件归档管理水平，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码。现在还有免费试用机会，赶快行动起来，让合思档案为您的企业文件归档管理带来全新的变革。
